Hvad er en Intake Form?
En projektindtagsformular er et spørgeskema, der bruges af marketingbureauer til effektivt og effektivt at onboarde et nyt kundeprojekt. Indtagsformularen indeholder en række spørgsmål vedrørende både kunden og projektets detaljer. Af denne grund er en projektindtagsformular den foretrukne mulighed for nye projekter, hvor arbejdsforholdet er projektbaseret eller tidsbaseret.
For månedlige retainer-kunder, vil en projektbeskrivelse / klientbeskrivelse typisk blive brugt i stedet for en projektindtagsformular, da de fleste af de grundlæggende kundeoplysninger allerede er kendt, og detaljerne, der kræves, er meget mere specifikke for projektet.
Fordele ved projektindtagsformularer for bureauer
Succesfulde digitale bureauer er afhængige af strømlinede processer. Jo flere af disse processer bureauet er bygget på, jo lettere er det at skalere og vækste bureauet. Den største fordel ved en projektindtagsformular er at sikre, at hvert nyt kundeprojekt får en god start med en formaliseret proces fra dag 1. Målet med indtagsformularen er at lette den effektive overførsel af projektinformation fra kunden til bureauet.
Kort sagt hjælper projektindtagsformularen med at sætte det nye projekt op til succes. Men der er også flere andre fordele for både bureauet og klienten:
1. Får alle på samme side, bogstaveligt talt!
Nogle gange kan der være flere interessenter involveret på kundesiden. For at forhindre misforståelser eller uoverensstemmelser i målsætninger er det altid godt at bruge dokumentation til at fange alle projektets detaljer på ét sted og få enighed fra alle interessenter.
Projektindtagsformularen hjælper med at fremme klarhed ved at definere målet, leverancerne og hjælper med at sætte forventninger, især omkring arbejdets omfang. Dette hjælper naturligvis med at undgå omfangsudvidelse, hvilket er noget, der kan ske, når der ikke er nogen dokumentation på plads.
2. Sætter standarden for at arbejde sammen
Forholdet mellem klient og bureau er mere tilbøjeligt til at fungere, hvis dokumentation er i centrum for hver proces. En projektindtagsformular hjælper med at opretholde et revisionsspor mellem dig og klienten. Skulle tingene gå galt senere, hjælper projektindtagsformularen med at støtte din side af historien, da den er udfyldt af klienten og beskriver deres forventninger. Det skal også bemærkes, at dokumentation som denne hjælper med at opbygge tillid og viser, at du ved, hvad du laver.
3. Skaber arbejdsgangseffektivitet
At spare tid (både agentur- og kundeside) som en stor fordel ved at bruge en projektindtagsformular. Men ikke kun det, formularen kan udgøre en del af en række automatiseringer for at gøre din arbejdsgang endnu mere effektiv. For eksempel kan formularinputtene indsendes direkte til et projektstyringsværktøj og kan bruges til automatisk at oprette opgaver for medarbejdere eller opsætte projektstrukturer.
4. Hjælper med at opbygge en agenturkultur omkring stærke processer
Processen for projektindtagsformularen bør være en af mange, som din agentur bruger til at sikre en gnidningsfri daglig drift. Som vi har dækket i tidligere artikler som How to Start a Digital Marketing Agency, er det afgørende at definere dit agenturs processer klart for at drive en succesfuld virksomhed. At gøre det sikrer, at dit agentur kan vokse og skalere, fordi du har opbygget konsistente processer på tværs af kundeprojekter.
5. Undgår email frem og tilbage
Kommunikation er nøglen til ethvert klient-agentur forhold. Projektindtagsformularen kan hjælpe med at undgå overflødige e-mails og forhindre, at detaljer går tabt i lange e-mailkæder. Det forhindrer også den frygtede situation, hvor klienten ved et uheld klikker på 'besvar' i stedet for 'besvar alle', og informationshuller begynder at opstå inden for projektteamet.
Typisk projektindtagsformularproces
Projektindtagelsesformularen repræsenterer normalt en del af en 3- eller 4-delt ny klientindtagelsesproces. Afhængigt af din agenturtype (og størrelse) kan den nye klientindtagelsesproces (eller onboarding) se sådan ud:
-
-
- Første kontakt: potentiel kunde finder din hjemmeside i en Google-søgning, udfylder din kontaktformular, sender dig en e-mail eller tager kontakt på en anden måde
- Projektindtagelsesformular: potentiel klient udfylder din projektindtagelsesformular
- Forslag (eller pitch): du kan sende forslaget til klienten eller præsentere det personligt eller over Zoom
- Kick off møde: klienten accepterer dit forslag, og et personligt møde eller opkald formelt starter projektet
- Kontrakt eller Arbejdsbeskrivelse (SoW) underskrevet: dette kan blive underskrevet under eller endda før opstartsmødet
-
Hvad skal medtages i din Projektindtagsformular
Projektindtagsformularen skal hjælpe dig med at indfange alle de oplysninger, du har brug for, for at forstå omfanget af projektet. Så det giver mening, at formularen stiller specifikke spørgsmål om, hvad projektet indebærer.
Dette skal justeres baseret på typen af projekt (f.eks.: SEO-projekt, indholdsforfatterprojekt, social mediestrategiprojekt, etc.), men følgende spørgsmålstyper vil hjælpe dig med at fange de fleste af de generelle krav:
Klientoplysninger
- Kundens navn
- Kontaktpersoner (interessenter)
- Kontaktoplysninger (telefon, email, hjemmeside)
Projektdetaljer
- Projektmål eller -mål
- Høj-niveau skriftlig beskrivelse af projektet
- Projekttype / Krævede tjenester
- Start- & slutdatoer, milepæle og prioriteter
- UVP'er (Unique Value Proposition)
- Konkurrentdetaljer
Målgruppe detaljer (hvis relevant)
- Målgruppepersonas
- Målgruppedemografi / geografi
- Kundeværdidata
Budget
- Projektbudgetområde
- Månedligt fastholdelsesområde (hvis relevant)
Hvordan man bygger og automatiserer en projektindtagsformular
Efterhånden som kunderne udfylder dine projektindtagsformularer, vil du sandsynligvis se fordele ved at automatisere behandlingen af disse data. Faktisk automatiserer de fleste digitale bureauer dataindsamlingen for at spare tid. Eksemplerne nederst i denne artikel fra digitale bureauer fremhæver alle automatiseringsaspektet af denne dataindsamling og hvordan de opnåede det.
Når det kommer til at oprette din første projektindtagsformular, er et simpelt (og gratis) sted at starte Google Forms. Dette er fordi svar automatisk indsamles i Google Sheets, så der er ingen grund til manuelt at indtaste data.
Men når det kommer til faktisk at starte kundeprojekter, vil du typisk bruge en form for projektstyringsværktøj til at opsætte det overordnede projekt, tildele opgaver, spore datoer og overvåge fremskridt.
Ligesom Google Forms, er en simpel (og gratis) måde at komme i gang på med et kanban board som det i Trello. Så når nogen indsender formularen, bliver dataene oprettet som et nyt kort i et Trello board. Denne automatisering opnås ved at bruge Zapier mellem Google Forms og Trello:
Men hvis du har brug for mere skala og er vokset fra Trello, skal du vende dig til et dedikeret projektstyringsværktøj (som Asana vist nedenfor). Fordelen ved disse typer værktøjer er, at de er fuldt udstyrede og inkluderer ting som indbyggede formularbyggere, der gør det muligt for dig at oprette en simpel spørgeskemaformular. Formularens data skubbes derefter automatisk direkte ind i projektstyringsværktøjet, når den indsendes.
Der kan stadig være behov for Zapier. Andre digitale bureauer bruger dataautomatiseringsværktøjer som Zapier til at hente indsendte formulardata fra brugerdefinerede formularbyggere og skubbe dem ind i projektstyringsværktøjer. Uanset hvad, er resultatet det samme. At opnå automatisering vil hjælpe dig med at spare tid generelt.
Download [projektindtagsformularskabelonen] i Word DOCX
Download Word-skabelonen og brug denne som basis for din egen agenturprojektindtagsformular:
Eksempler på Digital Agency Project Intake Forms
Vi talte med nogle få digitale marketingbureauer om deres projektindtagsformularer, hvordan de bruger dem, og hvordan formularerne leverer værdi til både kunden og bureauet:
Tag Trappen
Take the Stairs er et digitalt marketing- og lead gen-bureau baseret i Nashville, TN. De specialiserer sig i at køre leadgenereringskampagner for tandlæger og medicinske spa-virksomheder.
Adam Carbonneau er grundlægger og administrerende direktør for Take the Stairs. Adam siger, at deres projektindtagelsesformularer er en forudsætning for hver lead gen-kampagne, de kører for kunder.
Disse formularer gør det muligt for bureauet at indsamle en stor mængde salgskriterier fra klienten og sikre, at de nøjagtigt målretter klientens ideelle kundeemner. Teknisk set er formularen bygget i Gravity Forms og bruger Zapier til at skubbe dataene ind i ClickUp, som bureauet bruger til at administrere deres projektpipeline.
Et eksempel på Take the Stairs Project Intake Form
Adam siger, at ideen til at bruge en projektindtagsformular kom fra ABM (Account Based Marketing) salgsmodellen.
"Vores leadgenereringskampagner bruger kraften fra LinkedIn Sales Navigator's database. Vi skraber leaddata baseret på vores kundes salgskriterier for at afdække 400-1500 af deres mest kvalificerede kundeemner."
Agenturet forbereder derefter listerne og udfører dataforbedringsaktiviteter, før de bruger LinkedIn's Matched Audiences til at opnå brandbevidsthed, inden de lancerer en kold outreach-kampagne, der har til formål at lære deres ideelle kundeemner noget nyt om deres branche - i modsætning til at være meget salgsorienteret.
Når potentielle kunder bliver interesserede i bureauets tjenester, bruges projektindtagsformularen til at forstå detaljerne om, hvad kunden ønsker at opnå:
"I stedet for at have et 3-timers møde, tillader vi vores kunder at udfylde vores salgs kriterie formular i deres eget tempo. Ved indsendelse af formularen oprettes interne billetter automatisk i vores projektstyringsværktøj, og vores Projektleder bliver alarmeret om, at kunden er klar til at starte."
Creative Click Media
Creative Click Media er et fuldservice digitalt marketingbureau i New Jersey med fokus på kreativ markedsføring, webdesign og udvikling.
Adam Binder er grundlæggeren af bureauet og fortalte os, at de for nylig lancerede en ny online projektindtagsformular specifikt til SEO-projekter.
Formularen er opdelt i syv kategorier, der dækker klientoplysninger, virksomhed, publikum, kunder, konkurrenter og mål.
"Formålet med denne indtastningsformular er tofold: at få indsigt i virksomheden og at få indsigt i kundens mål og forventninger til deres kampagne."
Adam siger, at formularen også handler om at få bureauet på forkant fra dag 1. At have informationen ved hånden gør det muligt for hans team at udføre indledende research, hvilket fører til et mere produktivt og handlingsorienteret indledende opkald. Ved at få et forspring i forståelsen af virksomheden og kundens mål kan Creative Click Media udvikle en mere målrettet og effektiv digital markedsføringsstrategi fra starten.
Creative Click Media's SEO Projekt Indtastningsformular
Et unikt aspekt ved Creative Click Media's projektindtagsformular er deres tonefald. Adam siger, at for kunden kan det være skræmmende og overvældende at besvare så mange vigtige spørgsmål på én gang. For at balancere dette har de gjort deres formular farverig med populære GIFs indsat mellem sektionerne.
Dette hjælper med at bringe lidt humor og intriger til en ellers monoton opgave, samtidig med at det fremhæver den sjove side af deres virksomhedskultur.
Stratosfæren
Stratosphere baseret i Irvine, CA er et specialiseret digitalt marketingbureau for kunder i [forsikringsbranchen].
Casey Preston er grundlægger & CRO af bureauet og bruger projektindtagsformularer til at give en bedre onboarding-oplevelse for deres kunder og strømline deres arbejdsgang. De opnår også andre fordele.
Casey siger, at formularen fungerer som en trædesten til at vælge det rigtige projekt. De sender formularen ud til kunderne i præ-samarbejdsfasen, med håbet om at finde en fælles gruppe at blive enige om.
Download Stratosphere's [Projektindtagelsesformular]
Når klienten indsender denne formular, skubbes dataene ind i bureauets proprietære projektstyringsværktøj og bruges som grundlag for at etablere projektets livscyklusfaser. Casey siger, at indtastningsformularen har udviklet sig gennem årene fra en grundlæggende klientinformationsformular til et mere detaljeret projektcentreret dokument.
For teamet hos Stratosphere giver disse formularer mere end blot arbejdsgangeffektivitet, men hjælper faktisk med at opbygge brancheintelligens. De indsamlede data giver dem også tendenser om budgetintervaller, målmarkedssegmenter, UVP'er (Unique Value Proposition) og konkurrentlandskaber. Dette er alt desto vigtigere, da bureauet opererer i en enkelt niche: Forsikring.
"Efterhånden som vi fortsætter med at udvide vores dækning af industrisegmenterne og tilføje flere digitale markedsføringstjenester til vores vinger, vil vi foretage yderligere ændringer i vores projektindtagsformular, som krævet, for at nå vores agenturmål"
Venture Kite
Ikke kun er projektindtagelsesformularer populære for bureauer, men også for virksomheder, der driver sub-brands. Venture Kite er en sådan virksomhed med en portefølje af forskellige hjemmesider. Gruppen har lignende bureau-lignende processer og bruger projektindtagelsesformularer internt.
Nadav Harari er Head of SEO hos Venture Kite og driver digitale markedsføringsprojekter på tværs af deres portefølje. Nadav siger, at de har en konstant strøm af nye projekter og opdateringer, der rulles ud regelmæssigt.
"Vi har integreret Asana's projektindtagsformular for at hjælpe os med at håndtere anmodninger effektivt fra produktejere og forskellige afdelinger."
Hver produktansvarlig inden for Venture Kite-gruppen indsender en opgave ved hjælp af formularen og beskriver projektet samt prioritet, forfaldsdato og vedhæftede filer.
Disse formularer behandles derefter gennem den centraliserede Asana-arbejdsgang og opdeles i relevante opgaver med produktionsprioriteter, der håndteres ugentligt af Venture Kite's projektleder og general manager.
Næste skridt
Glem ikke at downloade Agency Project Intake Form skabelonen i Microsoft Word DOCX format. Den er fuldstændig redigerbar, så du kan tilpasse spørgsmålene og formatet til din specifikke niche eller serviceudbud. Lad os vide, hvordan det går, vi vil meget gerne høre fra dig på Twitter @seoptimer.
