Leitfaden zum SEO-Projektmanagement (mit kostenlosem Planungsvorlage)

Was ist SEO-Projektmanagement?

Hier bei SEOptimer arbeiten wir mit über 2.000 Digitalagenturen zusammen, daher verstehen wir die alltäglichen Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind. Eine der häufigsten Herausforderungen ist, wie man mehrere SEO-Projekte effizient verwaltet. Wir haben einige Digitalagenturen, die führend in der SEO-Branche sind, gebeten, Licht auf dieses Thema zu werfen und ihr Wissen und ihre Expertise darüber zu teilen, wie sie SEO-Projekte intern organisieren.

Wir sind dankbar für die Beiträge zu diesem Artikel von den folgenden SEO-Experten:

• Tyson Hinz, COO bei WebMarketers
• Laurel Miltner, Direktorin für digitale Strategie bei Orbit Media Studios
• John Lincoln, CEO bei Ignite Visibility

Das Verwalten eines SEO-Projekts beinhaltet das Jonglieren mit vielen beweglichen Teilen. Für Agenturen wird diese Aufgabe noch schwieriger, da dies bei mehreren Kunden in unterschiedlichen Phasen und Komplexitätsstufen erfolgt. Je mehr Kundenprojekte, desto mehr Personen sind beteiligt. Die Dinge können sehr schnell unübersichtlich werden. Deshalb benötigen Sie einen soliden Rahmen und Prozess für das SEO-Projektmanagement, der systematisiert ist.

Jedes gegebene SEO-Projekt kann bis zu 8 (!) bewegliche Teile oder sogar mehr enthalten:

1. 1. 1. On-page SEO Site-Audit
      2. Behebung von On-page-SEO-Problemen (z.B. Seitengeschwindigkeit, defekte Links usw.)
      3. Keyword-Recherche
      4. Laufende Outreach-Arbeit für Linkaufbau
      5. Backlink-Analyse
      6. Inhaltsproduktion
      7. Blogger-/PR-Outreach
      8. Optimierung bestehender Inhalte

Ein gut dokumentiertes System wird es leicht machen zu skalieren (mehr Kunden, mehr Projekte hinzufügen) und robust genug sein, dass Sie neue Teammitglieder einarbeiten oder Teammitglieder leicht austauschen können, ohne eine große Schulungslast oder den Bedarf an Weiterbildung.

Einige Optionen zur Dokumentation Ihres SEO-Projektmanagementprozesses umfassen:

• Internes Wiki / Intranet
• Einfaches MS Word- oder Google Docs-Dokument
• Prozessseiten innerhalb von SEO-Projektmanagement-Tools

Obwohl Tools Ihnen helfen können, Ihre SEO-Projekte zu straffen und zu verwalten, müssen Sie dennoch mit einer soliden Grundlage von Prozessen und einem gut dokumentierten System für das Onboarding, die Durchführung und die Wartung von SEO-Projekten in Ihrer Agentur beginnen.

Warum ist SEO-Projektmanagement wichtig?

Die Prinzipien hinter effektivem SEO-Projektmanagement sind die gleichen wie beim allgemeinen Projektmanagement:

1. 1. 1. Verwenden Sie eine formelle Projektstruktur
      2. Definieren Sie Projektumfang, Ziel und Ziele
      3. Legen Sie Rollen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen fest
      4. Identifizieren Sie Risiken und Hindernisse
      5. Pflegen Sie kontinuierliche Kommunikation
      6. Messen Sie den Fortschritt

'Kommunikation' wird im Prinzip #5 separat aufgeführt, aber sie ist auch die wesentliche Zutat in allen Prinzipien. Sie ist der Klebstoff, der Ihr Projekt auf Kurs hält und sicherstellt, dass nichts durch die Maschen fällt. SEO-Projektmanagement-Tools können dabei helfen, Ihre Aufgabenkommunikation zu systematisieren, aber Sie benötigen auch Prozesse dafür, wie Sie Kunden auf dem Laufenden halten und ein Gefühl für wöchentlichen / monatlichen Fortschritt in Richtung Ziele vermitteln.

Strukturierung und Verwaltung Ihres SEO-Teams

Es gibt mehrere Möglichkeiten, um Ihr Team für effektives SEO-Projektmanagement zu strukturieren. Wenn Sie mehr Kundenprojekte übernehmen, werden die Arbeitsabläufe komplizierter, da die oben genannten beweglichen Teile dreidimensional werden und sich für jedes Projekt vervielfachen. Mit dem Wachstum können Projektaufgaben vergessen oder Fristen verpasst werden. Hier ist die Projekttransparenz entscheidend, um sicherzustellen, dass jeder im Team jedes Projekt und alle einzelnen Aufgaben sehen kann.

John Lincoln, CEO der in San Diego ansässigen Digitalagentur Ignite Visibility, glaubt, dass es der richtige Weg ist, die Teamgröße schlank und effizient zu halten.

"Wenn es um die Struktur des SEO-Teams geht, ist zu viele Leute in der Küche ein Problem. Je mehr Personen beteiligt sind – besonders wenn sie unerfahren sind – desto schwieriger wird es, Dinge zu erledigen."

Die Größe und Struktur Ihres Teams sollte die Expertise widerspiegeln, die Sie für die Anzahl der Projekte benötigen, die Sie haben. Für die meisten Agenturen wird die erste SEO-Einstellung wahrscheinlich ein SEO-Direktor oder SEO-Manager sein. Diese Person wird damit beauftragt, SEO-Projekte zu 'leiten' und die Prozesse und Methodologien der Agentur zu definieren. Es versteht sich von selbst, dass diese Einstellung von entscheidender Bedeutung ist, da sie den Standard dafür setzt, wie SEO-Arbeit erledigt wird.

Wenn das Team wächst, ist es normalerweise der SEO-Direktor, der einen großen Einfluss auf die Entscheidung über die nächsten Einstellungen hat. Wie stellen Sie also sicher, dass Sie den bestmöglichen SEO-Direktor einstellen? Lustigerweise hat Google selbst dazu eine Meinung:

Sie empfehlen den folgenden 3-Schritte-Prozess:

1. Das Interview

Während des Interviews, hören Sie genau zu, wie der Kandidat darüber spricht, wie er die Rolle erfüllen würde, d.h.: Sind sie übermäßig auf Rankings fixiert oder haben sie einen ganzheitlicheren Ansatz und sprechen darüber, wie SEO dabei hilft, die allgemeinen Geschäftsziele der Kunden zu erreichen? Google empfiehlt, SEO-Profis einzustellen, die nachgewiesen haben, dass sie SEO-Aktivitäten und -Ergebnisse mit greifbarem Geschäftswert verbinden können.

2. Die Referenzprüfung

Wie bei jedem Einstellungsprozess ist die Überprüfung von Referenzen obligatorisch. Aber Google schlägt vor, dass Sie, nachdem Sie die Grundlagen abgedeckt haben, versuchen zu verstehen, wie der Kandidat zuvor die Menschen um ihn herum geführt hat (z.B.: Team, Kollegen, Kunden). Waren ihre SEO-Ergebnisse nachhaltig? Wie war das Gleichgewicht zwischen ihren kurzfristigen Lösungen und langfristiger Strategie? Wie erfolgreich haben sie dafür plädiert, dass SEO ein integraler Bestandteil des Geschäfts ihrer Kunden wird?

3. Die technische Prüfung

Kein SEO-Einstellungsprozess wäre vollständig, ohne den Kandidaten aufzufordern, ein SEO-Audit einzureichen. Dies ist Ihre Gelegenheit, 'der Kunde' zu sein und zu erleben, wie der Kandidat eine Website bewertet und wie sie potenzielle Probleme, Tipps zur Optimierung und Chancenbereiche kommunizieren. Mit den Schuhen des Kunden an, fragen Sie sie, welche Investition (Zeit, Geld, Ressourcen) benötigt wird, um die Leistung zu verbessern und bewerten Sie, wie gut sie ihre Antwort strukturieren und jedes Stück Arbeit mit dem Geschäftswert verbinden. Um ihre technische Prüfung zu bewerten, schauen Sie sich unser Website-Audit-Checkliste als Ausgangspunkt für einen Benchmark.

Definieren Ihres SEO-Projektmanagementprozesses

Ich habe mit Tyson Hinz, COO bei der kanadischen Digitalagentur WebMarketers, gesprochen, die mehrere SEO-Projekte für Kunden auf allen Ebenen der digitalen Reife betreuen.

"Der Schlüssel zum erfolgreichen Verwalten mehrerer Projekte gleichzeitig ist eine solide Methodik und gut implementierte Arbeitssysteme."

Tyson erklärte die Methodik von WebMarketers für das Management mehrerer SEO-Projekte. Die Agentur verwendet einen vierstufigen Prozess:

1. 1. 1. Forschung/Planung- In der Forschungsphase tauchen sie tief in die Analytik ein und prüfen die Website der Kunden. Mit einer Vielzahl von Tools untersuchen wir den Inhalt, die Struktur und die Leistung der Website sowie die Wettbewerbslandschaft. Sie identifizieren die besten Möglichkeiten angesichts des Budgets und der Geschäftsziele des Kunden und unterteilen diese Möglichkeiten in Aufgaben, die in Workzone, ihre Projektmanagementsoftware, eingetragen werden. Sie haben festgestellt, dass die Planung von SEO-Aufgaben für drei Monate am besten ist, da es ihnen ermöglicht, langfristigere Strategien effektiver zu planen und gleichzeitig die Flexibilität zu haben, den Kurs bei Bedarf zu ändern.
      2. Ausführen - Im zweiten Schritt setzen sie die geplanten Aufgaben um. Dank ihrer gründlichen Recherche und Planung hat das SEO-Team von WebMarketers immer einen klaren Überblick darüber, was an jedem gegebenen Tag zu tun ist. Ob es darum geht, Blogartikel zu schreiben, die Headerstruktur zu verbessern, strukturierte Daten zu implementieren oder die Seitenladegeschwindigkeit zu erhöhen, dem SEO-Team wird die Zeit gegeben, die sie benötigen, um die Dinge richtig zu machen.
      3. Analyse - In der Analysephase bewerten sie die abgeschlossene Arbeit und die Auswirkungen, die sie auf die Websites ihrer Kunden hatte. Zu diesem Zeitpunkt stellen sie sich Fragen wie „hat der Blogbeitrag den prognostizierten Traffic erzeugt?“, „wie effektiv waren die neuen Meta-Beschreibungen bei der Verbesserung der Klickrate (CTR)?“ oder „um wie viel konnten sie die Ladezeit reduzieren, nachdem sie CSS und Javascript minimiert haben“. Dieser Analyseschritt ist entscheidend, denn ohne ihn könnte das Geld des Kunden verschwendet werden, wenn man einfach mit Aufgaben fortfährt, ohne die Auswirkungen zu überprüfen.
      4. Anpassen - Sobald sie die Leistung des SEO-Plans analysiert haben, können sie Anpassungen vornehmen, um die Ergebnisse sowie die Gesamtprozesse zu verbessern. Anpassungen werden aus verschiedenen Gründen vorgenommen - wenn etwas besser als erwartet funktioniert, könnten sie die Bemühungen darauf verdoppeln und/oder es nach Möglichkeit replizieren.

Wenn diese Schritte bekannt vorkommen, dann deshalb, weil sie auf PDCA oder dem Deming-Kreis basieren. Obwohl es seinen Ursprung im Produktionsbereich hat, ist die Vier-Schritt-Managementmethode genauso effektiv für das Marketing und ist ein Weg, um Prozesse kontinuierlich zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen.

Kontinuierliche Verbesserung ist etwas, das jede Marketingagentur anstreben sollte. Nicht nur, weil es die Ergebnisse für Kunden verbessert, sondern auch, weil es Agenturen ermöglicht, ihre Prozesse zu verfeinern, verschwendete Zeit zu eliminieren und profitabler zu arbeiten.

Das Team von WebMarketers in ihrem Büro in Ottawa

Alles zusammenbringen mit Projektmanagement-Tools

Während das Forschen, Ausführen, Analysieren und Anpassen eine großartige Methode ist, um kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten; allein ist es nicht ausreichend. Eine schwierige Realität, mit der viele Agenturen umgehen müssen, ist, dass es eine begrenzte Anzahl von Stunden in einer Woche gibt, sowie eine begrenzte Anzahl von Händen an Deck, um die Arbeit und Analyse zu erledigen, die erforderlich ist, um die Theorie in die Praxis umzusetzen. Tysons Team verlässt sich auf ein Workflow-Management-Tool, um alles an einem Ort organisiert zu halten.

"Wir verwenden Workzone, um sicherzustellen, dass Aufgaben nicht nur geplant und der richtigen Person zugewiesen werden, sondern auch, dass die Arbeitsbelastung verteilt und geplant ist, um vor den Abrechnungsterminen unserer Kunden abgeschlossen zu sein."

Mit dieser Software können Manager die täglichen Arbeitsbelastungen der Mitarbeiter einsehen, potenzielle Probleme erkennen, bevor sie entstehen, und sicherstellen, dass alle SEO-Projekte im Zeitplan liegen - egal, wie viele es davon gibt.

Orbit Media Studios Team

Laurel Miltner ist die Direktorin für digitale Strategie bei der in Chicago ansässigen Digitalagentur Orbit Media Studios und sie verlässt sich auch stark auf Prozesse und Werkzeuge, um die Arbeitsbelastung der SEO-Projekte der Agentur zu bewältigen.

"Prozess und Dokumentation sind zu entscheidenden Elementen für erfolgreiches SEO-Projektmanagement bei Orbit geworden. Es ist wichtig für uns, unseren Kunden dabei zu helfen, SEO-Leistungsverbesserungen sowohl auf einer Makro- (webseitenweit) als auch auf einer Mikroebene (seite-für-seite und Schlüsselthemen) zu verfolgen."

Im Gegensatz zu den meisten traditionellen Webprojekten, die einen Anfang und ein Ende haben oder feste Termine aufweisen, sind die meisten SEO-Projekte fortlaufend. Sicherlich gibt es einmalige Aufgaben zu Beginn eines Projekts, aber monatliche Aktivitäten wie Inhalteerstellung, Outreach und Linkaufbau sind gängige 'Retainer'-Posten.

"Berichtsrahmen müssen Teil des Prozesses sein, ebenso wie die Dokumentation dessen, was getan wurde und wann. Wir beginnen jedes Programm und Projekt mit der Frage: 'Was versuchen wir zu erreichen, und wie werden wir es verfolgen?'"

Orbit Media Studios verknüpfen SEO-Aufgaben mit Projektergebnissen

SEO-Projektmanagement-Tools sollten Ihnen helfen, den Fortschritt sowohl intern mit Ihrem Team als auch extern mit Ihren Kunden zu kommunizieren. Wie Laurel erwähnt, hilft diese Art der Berichterstattung dem Kunden, den Wert zu kommunizieren, den Ihre Agentur dem Geschäft des Kunden zurückgibt.

Häufige Probleme und wie man sie überwindet

Kein dokumentierter Prozess

Nicht nur macht es jedes Projekt ineffizient und inkonsistent, sondern das Fehlen eines dokumentierten Prozesses bedeutet, dass du jedes Mal das Rad neu erfinden musst und dein Workflow abhängig ist von Wissen, das in den Köpfen der Menschen steckt - vielleicht sogar in deinem! Die Lösung: Das "Open-Sourcing" deines Wissens innerhalb deiner Agentur macht alles, was du tust, skalierbar. Sobald Prozesse dokumentiert sind, kannst du mehr Personen einarbeiten, um zu lernen und gemäß deinem Prozess auszuführen. Dies ist der einzige Weg, effizient zu wachsen, während du mehr SEO-Kundenprojekte übernimmst.

Scope Creep und endlose Überarbeitungen

SEO-Projektmanagementprozesse können Ihnen helfen, die Arbeit intern zu organisieren, aber sie haben auch einen großen Vorteil, um das Projekt zu strukturieren und die Erwartungen mit Ihrem Kunden klar zu setzen. Scope Creep ist ein sehr häufiges Problem, mit dem Agenturen konfrontiert sind, und kann im Laufe der Zeit Tausende kosten. Die Lösung: klare Erwartungen für jede Phase des Projekts festlegen und Überarbeitungen und Stunden definieren, wenn Sie auf Basis von Meilensteinen/Lieferobjekten abrechnen.

Mangel an Kommunikation

Die Bedeutung von klarer, konstanter Kommunikation kann nicht genug betont werden. Ohne gute Kommunikation bricht die Effizienz zusammen, was Zeitpläne, Budgets, Qualität beeinträchtigt und für die Beziehung zwischen Agentur und Kunde schädlich sein kann. Die Lösung: Einige Projektmanager sagen, es gibt so etwas wie zu viel Kommunikation nicht. Die Verwendung eines unten aufgeführten Projektmanagement-Workflow-Tools wird helfen, einen Großteil der Kommunikation in einem Team zu automatisieren und zu koordinieren, sodass jeder sehen kann, woran die anderen arbeiten und wie alle beweglichen Teile zusammenhängen und Fortschritte machen.

Beliebte Werkzeuge für das SEO-Projektmanagement

Trello

Trello popularisierte das "Kanban-Board", bei dem Aufgaben auf Karten dargestellt werden. Diese Karten werden dann in Spalten auf einem Board organisiert. Spalten stellen typischerweise die Phasen des Projekts dar (von links nach rechts), aber sie können beliebig eingerichtet werden.

Im Beispiel der Projektphasen tritt eine Karte in die erste Spalte links ein und bewegt sich quer über das Board zur rechten Seite, bis sie abgeschlossen ist.

Karten können eine Reihe verschiedener Attribute haben, einschließlich Besitzer, Prioritäten, Kategorien, Fristen usw. Sie können Medien und beliebige Dateien an Karten anhängen, um Dinge zusammenzuhalten.

Trello ist aufgrund seiner Einfachheit und Flexibilität beliebt geworden. So sehr, dass ein ganzes Ökosystem von Zusatz-Apps entstanden ist, um Trello-Nutzer zu unterstützen. Zum Beispiel bietet Blue Cat Reports einfache Berichterstattung und Analytik für Trello, damit Sie verstehen können, wie Karten (auch Aufgaben genannt) in Ihrem Arbeitsablauf abschneiden.

Asana

Asana ist eines der beliebtesten vollausgestatteten Projektmanagement-Tools, das von digitalen Agenturen verwendet wird. Der niedrige Preis von Asana hat ihnen geholfen, einen anständigen Anteil des Marktes für SEO-Projektmanagement zu erobern. Wie Trello bietet Asana auch eine Kanban-Ansicht (oder wie sie es nennen, 'Board-Layout') an, aber ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Aufgaben auf mehrere andere Arten zu visualisieren, einschließlich der traditionellen Gantt (oder 'Timeline-Ansicht'):

Listeansicht:

und Kalenderansicht:

Arbeitszone

Wie Asana, ist Workzone eine vollständige Projektmanagement-Suite mit vielen der gleichen Funktionen, jedoch liegt der Schwerpunkt auf der unternehmensweiten Einführung.

Dies ist großartig für große Agenturen mit vielen Mitarbeitern, die zusammenarbeiten müssen. In dieser Situation, je mehr Workzone zum Dreh- und Angelpunkt aller Kommunikation und Aufgaben wird, desto mehr Projekttransparenz und Effizienz gewinnt die gesamte Agentur.

Linkio

Linkio ist spezialisiert auf Software zur Verwaltung Ihrer Backlink-Kampagnen mit super nützlichen Funktionen für die Link-Prospektion und Blogger-Outreach.

Tabellenkalkulation

Wenn alles andere versagt, gibt es immer noch Excel oder Google Sheets (übrigens, hier ist ein cooler Hack: Gib "sheet.new" in die Adressleiste von Chrome ein, um sofort ein neues Google Sheet zu erstellen). Tabellenkalkulationen sind eine bewährte und wahre Methode für einfaches Aufgabenmanagement und Statusverfolgung. Trotz der fortgeschrittenen Werkzeuge oben sind Tabellenkalkulationen wahrscheinlich immer noch die beliebteste Methode für das SEO-Projektmanagement. Sie sind einfach, vertraut und von Natur aus anpassbar.

Wenn Sie mit dem Projektmanagement für SEO beginnen, laden Sie unsere kostenlose Excel-Vorlage unten herunter:

Nächste Schritte

Wir haben die Grundlagen des SEO-Projektmanagements in diesem Artikel behandelt und drei SEO-Experten führender digitaler Agenturen der Branche zitiert. Jetzt ist es an Ihnen, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Wenn Sie nur eine Erkenntnis von diesen Experten mitnehmen, dann ist es die Bedeutung der Kommunikation. Jeder Prozess und jede Methodik, die sie in ihren SEO-Projekten implementiert haben, basiert auf Kommunikation, sowohl intern als auch extern. Workflow-Tools werden definitiv dabei helfen, diese Kommunikation zu ermöglichen.

Sie benötigen auch solide Dokumentationen, um zu umreißen, wie Sie Dinge tun und welche Schritte für jede Aufgabe unternommen werden. Dies hilft Ihnen, Ihre Dienstleistungen zu skalieren, wenn Sie mehr Kunden einbinden. Sie müssen Abhängigkeiten von Personen und Ressourcen abbauen. Wenn Sie dies nicht tun, werden Sie Engpässe in Ihrem Arbeitsablauf erreichen und beginnen, Effizienz in Ihrer Arbeit zu verlieren.

Aber all das oben Genannte ist irrelevant, wenn Sie keine qualifizierten Fachkräfte in Ihrem Team haben. Das wertvollste Gut in Ihrer Agentur sind Ihre Mitarbeiter. Die besten von Anfang an einzustellen, wird Ihnen helfen, den Grundstein für Ihren Erfolg zu legen!

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