La correcta gestión del tiempo en una empresa mejora sustancialmente la productividad y la competitividad de la compañía. Las organizaciones valoran, cada día más, a los profesionales que tienen la habilidad de organizar adecuadamente su horario de trabajo. Planificar, priorizar o evitar ser víctima de los ladrones de tiempo son tácticas a tener en cuenta. Seguidamente, analizamos estas técnicas y otras con detalle:
- La agenda. Emplear una agenda es el primer paso para gestionar correctamente nuestro tiempo. Esta herramienta, en papel o en formato electrónico, nos ayuda a recordar, planificar, organizar y priorizar las tareas. Anotar el listado de labores pendientes en la agenda es garantía para no olvidarlas en el futuro.
- Planificar. Es el momento en el que se agrupan las tareas por afinidad u horario. Es crucial asignar un tiempo determinado a cada labor y ceñirnos al mismo, en la medida de nuestras posibilidades. La planificación también ha de tener presente la porción de tiempo que se dedica al descanso o a pensar sobre nuestros objetivos laborales. Lo más usual es planificar a una semana vista, aunque también puede realizarse mensual, trimestral o anualmente.
- Priorizar. En este punto, hemos de tener claros cuatro conceptos básicos: importante, no importante, urgente y no urgente. Se define como importante todo aquello que es fundamental para nuestros objetivos y nos proporciona un alto rendimiento. Hemos de plantearnos nuestras metas a corto y medio plazo, con el fin de categorizar las tareas pendientes en alguno de esos cuatro conceptos. Las labores han de realizarse siguiendo este orden:
- Urgentes e importantes.
- Importantes y no urgentes.
- Urgentes y no importantes.
- No urgentes y no importantes.
- Ladrones de tiempo. Para combatirlos es necesario, en primer lugar, identificarlos. Se trata de una serie de imprevistos e interrupciones que pueden lograr que incumplamos los objetivos establecidos. Algunos de ellos son:
Teléfono y reuniones improductivas.
Facturas y papeleo.
Falta de autodisciplina.
Falta de planificación.
No priorizar.
No saber decir “no”.
Incumplimiento de plazos asignados a cada tarea.
- Comunicación ágil. Una eficaz comunicación significa ganar tiempo y mejorar la productividad. Es fundamental el empleo de mecanismos ágiles y rápidos, como la mensajería instantánea, por parte de todos los miembros de la empresa.
El tiempo es oro, también en las empresas. El dicho tiene un significado literal, porque el aumento de la productividad en los negocios se traduce en mayores ingresos. Es importante concienciarnos sobre la importancia del tiempo en general y en las organizaciones en particular. Planificar, priorizar y evitar los ladrones de tiempo parecen las medidas más importantes a desarrollar en ese sentido.
