Guía de gestión de proyectos SEO (con plantilla de plan gratuita)

¿Qué es la gestión de proyectos SEO?

Aquí en SEOptimer trabajamos con más de 2,000 agencias digitales, por lo que entendemos los desafíos diarios a los que se enfrentan. Uno de los desafíos más comunes es cómo gestionar múltiples proyectos de SEO de manera eficiente. Preguntamos a algunas agencias digitales que son líderes en la industria del SEO para que nos ayuden a arrojar luz sobre este tema y compartan su conocimiento y experiencia sobre cómo organizan los proyectos de SEO internamente.

Estamos agradecidos por las contribuciones a este artículo de los siguientes expertos en SEO:

• Tyson Hinz, COO en WebMarketers
• Laurel Miltner, Directora de Estrategia Digital en Orbit Media Studios
• John Lincoln, CEO en Ignite Visibility

Gestionar un proyecto de SEO implica manejar muchas partes móviles. Para las agencias, este trabajo se hace aún más difícil porque se realiza a través de varios clientes en diferentes etapas y niveles de complejidad. Cuantos más proyectos de clientes, más personas involucradas. Las cosas pueden desorganizarse muy rápidamente. Es por esto que necesitas un marco de trabajo y un proceso de Gestión de Proyectos SEO sólido y sistematizado.

Cualquier proyecto de SEO dado puede contener hasta 8 (!) partes móviles o muchas más:

1. 1. 1. Auditoría SEO On-page del sitio
      2. Corrección de problemas SEO On-page (por ejemplo, velocidad del sitio, enlaces rotos, etc.)
      3. Investigación de palabras clave
      4. Alcance continuo para la construcción de enlaces
      5. Análisis de backlinks
      6. Producción de contenido
      7. Alcance a bloggers/relaciones públicas
      8. Optimización de contenido existente

Un sistema bien documentado facilitará la escalabilidad (añadir más clientes, más proyectos) y será lo suficientemente robusto para que puedas incorporar nuevos miembros al equipo o intercambiar miembros del equipo fácilmente sin una gran carga de formación o necesidad de mejora de habilidades.

Algunas opciones para documentar tu proceso de gestión de proyectos SEO incluyen:

• Wiki interna / intranet
• Documento simple de MS Word o Google Docs
• Páginas de procesos dentro de herramientas de gestión de proyectos SEO

Aunque las herramientas pueden ayudarte a simplificar y gestionar todos tus proyectos de SEO, todavía necesitas comenzar con una base sólida de procesos y un sistema bien documentado para la incorporación, ejecución y mantenimiento de proyectos SEO en tu agencia.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos SEO?

Los principios detrás de una gestión efectiva de proyectos de SEO son los mismos que los de la gestión general de proyectos:

1. 1. 1. Utilice una estructura de proyecto formal
      2. Defina el alcance, objetivo y metas del proyecto
      3. Establezca roles, responsabilidades y expectativas
      4. Identifique riesgos y obstáculos
      5. Mantenga una comunicación continua
      6. Medir el progreso

'Comunicación' está listada por separado en el principio #5 pero también es el ingrediente esencial en todos los principios. Es el pegamento que mantiene tu proyecto en curso y asegura que nada se pierda por el camino. Las herramientas de Gestión de Proyectos SEO pueden ayudar a sistematizar la comunicación de tareas pero también necesitas procesos para cómo mantienes a los clientes al día y transmites una sensación de progreso semanal / mensual hacia los objetivos.

Estructuración y gestión de tu equipo de SEO

Hay varias formas de estructurar tu equipo para una gestión efectiva de proyectos SEO. A medida que asumes más proyectos de clientes, los flujos de trabajo se vuelven más complicados ya que las partes móviles mencionadas anteriormente se vuelven tridimensionales y múltiples para cada proyecto. A medida que creces, las tareas del proyecto pueden ser olvidadas o los plazos pueden no cumplirse. Aquí es donde la visibilidad del proyecto es clave para asegurar que todos en el equipo puedan ver cada proyecto y todas las tareas individuales.

John Lincoln, CEO de la agencia digital con sede en San Diego Ignite Visibility cree que mantener un equipo ágil y eficiente es el camino a seguir.

"Cuando se trata de la estructura del equipo de SEO, demasiadas personas en la cocina es un problema. Cuantas más personas participen – especialmente si son inexpertas – más difícil se vuelve llevar a cabo las tareas."

El tamaño y la estructura de tu equipo deben reflejar la experiencia que necesitas para la cantidad de proyectos que tienes. Para la mayoría de las agencias, su primer fichaje en SEO probablemente será un Director de SEO o un Gerente de SEO. Esta persona estará encargada de 'dirigir' los proyectos de SEO y definir los procesos y metodologías de la agencia. No hace falta decir que este fichaje es de vital importancia, ya que establecen el estándar de cómo se realiza el trabajo de SEO.

A medida que el equipo se expande, generalmente es este Director de SEO quien tiene influencia en la toma de decisiones de las próximas contrataciones. Entonces, ¿cómo te aseguras de contratar al mejor Director de SEO posible? Curiosamente, Google mismo tiene un punto de vista sobre esto:

Recomiendan el siguiente proceso de 3 pasos:

1. La Entrevista

Durante la entrevista, escucha atentamente cómo el candidato habla sobre cómo desempeñarían el rol, es decir: ¿están excesivamente centrados en las clasificaciones o son más holísticos y hablan sobre cómo el SEO ayuda a alcanzar los objetivos comerciales generales de los clientes? Google recomienda contratar a profesionales de SEO que hayan demostrado que pueden conectar las actividades y resultados de SEO con un valor comercial tangible.

2. La Comprobación de Referencias

Como en cualquier proceso de contratación, comprobar las referencias es obligatorio. Pero Google sugiere que después de cubrir lo básico, intentes entender cómo el candidato guió anteriormente a quienes le rodeaban (es decir: equipo, compañeros, clientes). ¿Fueron sostenibles sus resultados de SEO? ¿Cuál era el equilibrio entre sus soluciones a corto plazo frente a la estrategia a largo plazo? ¿Con qué éxito educaron/abogaron para que el SEO fuera una parte integral de los negocios de sus clientes?

3. La Auditoría Técnica

Ningún proceso de contratación de SEO estaría completo sin pedirle al candidato que presente una auditoría SEO. Esta es tu oportunidad de "ser el cliente" y experimentar cómo el candidato evalúa un sitio web y cómo comunican cualquier problema potencial, consejos para la optimización y áreas de oportunidad. Con los zapatos del cliente puestos, pregúntales qué inversión (tiempo, dinero, recurso) se necesita para mejorar el rendimiento y evalúa qué tan bien estructuran su respuesta y conectan cada pieza de trabajo con el valor empresarial. Para evaluar su auditoría técnica, echa un vistazo a nuestro Lista de verificación de auditoría de sitios web como punto de referencia inicial.

Definiendo tu proceso de gestión de proyectos SEO

Hablé con Tyson Hinz, COO en la agencia digital canadiense WebMarketers, quienes llevan a cabo múltiples proyectos de SEO en marcha para clientes en todos los niveles de madurez digital.

"La clave para gestionar con éxito múltiples proyectos a la vez es tener una metodología sólida como una roca y sistemas de gestión de trabajo bien implementados."

Tyson explicó la metodología de WebMarketers para gestionar múltiples proyectos de SEO. La agencia utiliza un proceso de cuatro pasos:

1. 1. 1. Investigación/Planificación - En la fase de investigación, realizan una inmersión profunda en la analítica y auditan el sitio web de los clientes. Utilizando una variedad de herramientas, examinamos el contenido, la estructura y el rendimiento del sitio web, así como el panorama competitivo. Identifican las mejores oportunidades dadas los presupuestos de los clientes y los objetivos comerciales y desglosan esas oportunidades en tareas que se introducen en Workzone, su software de gestión de proyectos. Han descubierto que planificar tres meses de tareas de SEO a la vez es lo mejor, ya que les permite planificar estrategias a más largo plazo de manera más efectiva, al mismo tiempo que les da la flexibilidad de cambiar de rumbo según sea necesario.
      2. Ejecutar - En el segundo paso, llevan a cabo las tareas planificadas. Gracias a su exhaustiva investigación y planificación, el equipo de SEO de WebMarketers siempre tiene una visión clara de lo que necesita hacerse en cualquier día dado. Ya sea escribir artículos de blog, mejorar la estructura de encabezados, implementar datos estructurados o mejorar la velocidad de página, a su equipo de SEO se le da el tiempo que necesita para hacer las cosas bien.
      3. Analyze - En la fase de análisis, evalúan el trabajo completado y el impacto que tuvo en los sitios web de sus clientes. En este punto se hacen preguntas como "¿el artículo del blog generó el tráfico proyectado?", "¿qué tan efectivas fueron las nuevas meta descripciones para mejorar el CTR?", o "¿cuánto lograron reducir el tiempo de carga después de minificar CSS y Javascript?". Este paso de análisis es crucial, ya que sin él el dinero del cliente podría desperdiciarse si simplemente se continúa con las tareas sin verificar el impacto.
      4. Ajustar - Una vez que han analizado el rendimiento del plan de SEO, pueden realizar ajustes según sea necesario para mejorar los resultados así como los procesos generales. Se realizan ajustes por una variedad de razones - si algo está funcionando mejor de lo esperado, podrían redoblar la apuesta y/o replicarlo donde sea posible.

Si estos pasos te resultan familiares, es porque están basados en PDCA, o la Rueda de Deming. Aunque se originó en el ámbito de la manufactura, el método de gestión de cuatro pasos es igual de efectivo para el marketing y es una forma de mejorar continuamente los procesos y obtener mejores resultados.

La mejora continua es algo por lo que toda agencia de marketing debería esforzarse. No solo porque mejora los resultados para los clientes, sino también porque permite a las agencias perfeccionar sus procesos, eliminar el tiempo perdido y operar de manera más rentable.

El equipo de WebMarketers en su oficina de Ottawa

Uniendo todo con Herramientas de Gestión de Proyectos

Mientras que investigar, ejecutar, analizar y ajustar es una excelente manera de asegurar una mejora continua; por sí solos no es suficiente. Una realidad difícil de manejar para muchas agencias es que hay un número limitado de horas en una semana, así como un número limitado de manos disponibles para hacer el trabajo y análisis requeridos para tomar la teoría y ponerla en práctica. El equipo de Tyson confía en una herramienta de gestión de flujo de trabajo para mantener todo organizado en un solo lugar.

"Usamos Workzone para asegurarnos de que las tareas no solo estén planificadas y asignadas a la persona correcta, sino también de que la carga de trabajo esté distribuida y programada para completarse antes de las fechas de facturación de nuestros clientes."

Con este software, los gerentes pueden ver la carga de trabajo diaria de los empleados, identificar problemas potenciales antes de que surjan y asegurarse de que todos los proyectos de SEO estén en curso, sin importar cuántos haya.

Equipo de Orbit Media Studios

Laurel Miltner es la Directora de Estrategia Digital en la agencia digital con sede en Chicago, Orbit Media Studios y también depende en gran medida de procesos y herramientas para manejar la carga de trabajo de proyectos SEO de la agencia.

"El proceso y la documentación se han convertido en elementos cruciales para la gestión exitosa de proyectos SEO en Orbit. Es importante para nosotros ayudar a los clientes a rastrear las mejoras en el rendimiento SEO tanto a nivel macro (en todo el sitio web) como micro (página por página y temas clave)."

A diferencia de la mayoría de los proyectos web tradicionales que comienzan y terminan o tienen fechas definidas, la mayoría de los proyectos de SEO son continuos. Ciertamente, hay tareas únicas al inicio de un proyecto, pero actividades mensuales como la creación de contenido, el alcance y la construcción de enlaces son elementos comunes de 'retainer'.

"Los marcos de reporte deben ser parte del proceso, así como documentar qué se hizo y cuándo. Comenzamos cada programa y proyecto preguntando '¿Qué estamos tratando de lograr y cómo vamos a hacerle seguimiento?'"

Orbit Media Studios conecta tareas de SEO con los resultados del proyecto

Las herramientas de gestión de proyectos SEO deberían ayudarte a comunicar el progreso tanto internamente con tu equipo como externamente con tus clientes. Como menciona Laurel, este nivel de informes al cliente ayuda a comunicar el valor que tu agencia aporta al negocio del cliente.

Problemas comunes y cómo superarlos

No hay un Proceso Documentado

No solo hace que cada proyecto sea ineficiente e inconsistente, sino que no tener un proceso documentado significa que tienes que reinventar la rueda cada vez y tu flujo de trabajo depende del conocimiento atrapado en la cabeza de las personas, ¡quizás incluso en la tuya! La solución: "open-sourcing" tu conocimiento dentro de tu agencia hace que todo lo que haces sea escalable. Una vez que los procesos están documentados, puedes incorporar a más personas para aprender y ejecutar según tu proceso. Esta es la única manera de crecer eficientemente a medida que incorporas más proyectos de clientes SEO.

Expansión del Alcance y Revisiones Interminables

Los procesos de gestión de proyectos SEO pueden ayudarte a organizar el trabajo internamente, pero también tienen un gran beneficio para ayudar a estructurar el proyecto y establecer expectativas claramente con tu cliente. El aumento de alcance es un problema muy común que enfrentan las agencias y puede acabar costando miles con el tiempo. La solución: implementar expectativas claras para cada etapa del proyecto y definir revisiones y horas si estás facturando en base a hitos/entregables.

Falta de Comunicación

La importancia de una comunicación clara y constante no puede ser exagerada. Sin una buena comunicación, la eficiencia se desmorona, lo que afecta a los plazos, presupuestos, calidad y puede ser perjudicial para la relación entre la agencia y el cliente. La solución: algunos gerentes de proyecto dicen que no existe algo como la comunicación excesiva. Usar una herramienta de flujo de trabajo de gestión de proyectos a continuación ayudará a automatizar y coordinar gran parte de la comunicación en un equipo para que todos puedan ver en qué está trabajando el resto y cómo todas las partes móviles están relacionadas y progresando.

Herramientas Populares para la Gestión de Proyectos SEO

Trello

Trello popularizó el "tablero kanban", donde las tareas se representan en tarjetas. Estas tarjetas se organizan en columnas en un tablero. Las columnas suelen representar las etapas del proyecto (de izquierda a derecha), pero se pueden configurar de la manera que desees.

En el ejemplo de las etapas del proyecto, una tarjeta entra en la primera columna de la izquierda y se abre camino hacia el lado derecho del tablero hasta que está completa.

Las tarjetas pueden tener una variedad de diferentes atributos incluyendo propietarios, prioridades, categorías, fechas límite, etc. Puedes adjuntar medios y cualquier archivo a las tarjetas para mantener las cosas juntas.

Trello se ha hecho popular debido a su simplicidad y flexibilidad. Tanto es así que ha surgido todo un ecosistema de aplicaciones complementarias para apoyar a los usuarios de Trello. Por ejemplo, Blue Cat Reports proporciona informes y análisis fáciles para Trello para que puedas entender cómo las tarjetas (también conocidas como tareas) están rindiendo a lo largo de tu flujo de trabajo.

Asana

Asana es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares y completas utilizadas por agencias digitales. El bajo precio de Asana les ha ayudado a tener éxito en capturar una porción decente del mercado de gestión de proyectos SEO. Al igual que Trello, Asana también tiene una vista kanban (o 'diseño de tablero' como lo llaman) pero también te permite visualizar tus tareas de varias otras maneras incluyendo la tradicional Gantt (o 'vista de línea de tiempo'):

Vista de lista:

y vista de Calendario:

Workzone

Como Asana, Workzone es un conjunto completo de gestión de proyectos con muchas de las mismas características, sin embargo, su enfoque está en la adopción por todo el equipo.

Esto es genial para grandes agencias con muchos empleados que necesitan colaborar juntos. En esta situación, cuanto más se convierta Workzone en el centro de todas las comunicaciones y tareas, más visibilidad de proyecto y eficiencia obtiene toda la agencia.

Linkio

Linkio se especializa en software para la gestión de tu campaña de backlinks con características súper útiles para la prospección de enlaces y el alcance a bloggers.

Hoja de cálculo

Cuando todo lo demás falla, siempre está Excel o Google Sheets (por cierto, aquí hay un truco genial: escribe "sheet.new" en la barra de direcciones de Chrome para crear instantáneamente una nueva hoja de cálculo de Google). Las hojas de cálculo son un método probado y verdadero para la gestión de tareas simples y el seguimiento del estado. A pesar de las herramientas avanzadas anteriores, las hojas de cálculo siguen siendo probablemente el método más popular para la gestión de proyectos de SEO. Son simples, familiares e inherentemente personalizables.

Si estás empezando en la gestión de proyectos de SEO, descarga nuestra plantilla de Excel gratuita a continuación:

Próximos Pasos

Hemos cubierto los fundamentos de la Gestión de Proyectos SEO en este artículo y hemos hecho referencia a tres expertos en SEO de agencias digitales líderes en la industria. Ahora es tu turno de poner la teoría en práctica. Si solo tomas una idea de estos expertos, es la importancia de la comunicación. Cada proceso y metodología que han implementado en sus proyectos SEO está sustentado por la comunicación tanto interna como externa. Las herramientas de flujo de trabajo definitivamente ayudarán a que esta comunicación tenga lugar.

También necesitas una documentación sólida para describir cómo haces las cosas y los pasos que se toman para cada tarea. Esto te ayuda a escalar tus servicios a medida que incorporas más clientes. Necesitas eliminar dependencias de personas y recursos. Si no haces esto, encontrarás cuellos de botella en tu flujo de trabajo y comenzarás a perder eficiencia en tu trabajo.

Pero todo lo anterior es irrelevante si no tienes profesionales cualificados en tu equipo. El activo más valioso de tu agencia es tu gente. ¡Contratar a los mejores desde el primer día te ayudará a prepararte para el éxito!

Si te gustaría compartir tus consejos y trucos de Gestión de Proyectos SEO, envíanos un tweet con el hashtag #seoptimer.