Formulaire de Prise en Charge de Projet Meilleures Pratiques pour les Agences [+ Modèle]

Qu'est-ce qu'un formulaire de prise en charge ?

Un formulaire de prise en charge de projet est un document questionnaire utilisé par les agences de marketing pour intégrer de manière efficace et efficiente un nouveau projet client. Le formulaire de prise en charge contient une série de questions se rapportant à la fois au client et aux détails du projet. Pour cette raison, un formulaire de prise en charge de projet est l'option privilégiée pour les nouveaux projets où la relation de travail est basée sur le projet ou sur le temps.

Pour les clients avec un abonnement mensuel, généralement un cahier des charges / brief client serait utilisé à la place d'un formulaire de prise de projet puisque la plupart des informations de base sur le client sont déjà connues et que les détails requis sont beaucoup plus spécifiques au projet.

Avantages des formulaires de demande de projet pour les agences

Les agences numériques performantes s'appuient sur des processus rationalisés. Plus il y a de ces processus sur lesquels l'agence est construite, plus il est facile de la faire évoluer et de la développer. Le principal avantage d'un formulaire de prise en charge de projet est de garantir que chaque nouveau projet client démarre bien avec un processus formalisé dès le premier jour. L'objectif du formulaire de prise en charge est de faciliter le transfert efficace des informations du projet du client à l'agence.

En résumé, le formulaire de demande de projet aide à préparer le nouveau projet pour le succès. Mais il y a plusieurs autres avantages tant pour l'agence que pour le client également :

1. Met tout le monde sur la même page, littéralement !

Parfois, il peut y avoir plusieurs parties prenantes impliquées du côté du client. Pour prévenir les malentendus ou le désalignement des objectifs, il est toujours bon d'utiliser de la documentation pour rassembler tous les détails du projet en un seul endroit et obtenir l'accord de toutes les parties prenantes.

Le formulaire de prise en charge du projet aide à faciliter la clarté en définissant l'objectif, les livrables et aide à établir les attentes, en particulier en ce qui concerne l'étendue des travaux. Cela aide bien sûr à éviter le glissement de périmètre, ce qui est quelque chose qui peut se produire lorsqu'aucune documentation n'est en place.

2. Établit la norme pour travailler ensemble

La relation client-agence a plus de chances de fonctionner si la documentation est au cœur de chaque processus. Un formulaire de prise en charge de projet aide à maintenir une piste d'audit entre vous et le client. Si les choses tournent mal plus tard, le formulaire de prise en charge de projet aide à soutenir votre version des faits puisqu'il est rempli par le client et détaille leurs attentes. Il convient également de noter que des documentations comme celle-ci aident à construire la confiance et montrent que vous savez ce que vous faites.

3. Crée une efficacité de flux de travail

Économiser du temps (tant du côté de l'agence que du client) comme un énorme avantage de l'utilisation d'un formulaire de prise de projet. Mais pas seulement cela, le formulaire peut faire partie d'une série d'automatisations pour rendre votre flux de travail encore plus efficace. Par exemple, les entrées du formulaire peuvent être soumises directement dans un outil de gestion de projet et peuvent être utilisées pour créer automatiquement des tâches pour le personnel ou mettre en place des cadres de projet.

4. Contribue à construire une culture d'agence autour de processus solides

Le processus de formulaire de demande de projet devrait être l'un des nombreux que votre agence utilise pour garantir un fonctionnement quotidien sans accroc. Comme nous l'avons couvert dans des articles précédents comme Comment démarrer une agence de marketing digital, définir clairement les processus de votre agence est la clé pour diriger une entreprise prospère. Ce faisant, vous assurez que votre agence peut croître et s'adapter parce que vous avez construit des processus cohérents à travers les projets des clients.

5. Évite les allers-retours par e-mail

La communication est essentielle pour toute relation client-agence. Le formulaire de prise en charge du projet peut aider à éviter les courriels redondants et empêcher que des détails se perdent dans de longues chaînes de courriels. Il évite également la situation redoutée où le client clique accidentellement sur 'répondre' à un courriel au lieu de 'répondre à tous' et des lacunes d'information commencent à apparaître au sein de l'équipe du projet.

Processus typique de formulaire de prise en charge de projet

Le formulaire de prise en charge du projet représente généralement une partie d'un processus d'accueil d'un nouveau client en 3 ou 4 étapes. Selon le type (et la taille) de votre agence, le processus d'accueil (ou d'intégration) d'un nouveau client pourrait ressembler à ceci :

1. 1. 1. Premier contact : un client potentiel trouve votre site web dans une recherche Google, remplit votre formulaire de contact, vous envoie un e-mail ou prend contact d'une autre manière
      2. Formulaire de prise en charge de projet : le client potentiel remplit votre formulaire de prise en charge de projet
      3. Proposition (ou argumentaire) : vous pourriez envoyer la proposition au client ou la présenter en personne ou via Zoom
      4. Réunion de lancement : le client accepte votre proposition et une réunion en personne ou un appel lance officiellement le projet
      5. Contrat ou Déclaration de Travail (SoW) signé : cela peut être signé pendant ou même avant la réunion de lancement

Que inclure dans votre formulaire de demande de projet

Le formulaire de prise en charge du projet devrait vous aider à capturer toutes les informations nécessaires pour comprendre l'étendue du projet. Il est donc logique que le formulaire pose des questions spécifiques sur ce que le projet implique.

Cela devra être ajusté en fonction du type de projet (par exemple : projet SEO, projet de rédaction de contenu, projet de stratégie sur les réseaux sociaux, etc.) mais les types de questions suivants vous aideront à capturer la plupart des exigences générales :

Détails du client

• Nom du client
• Personnes à contacter (parties prenantes)
• Coordonnées (téléphone, email, site web)

Détails du projet

• Objectif du projet ou buts
• Description écrite de haut niveau du projet
• Type de projet / Services requis
• Dates de début & de fin, jalons et priorités
• UVPs (Proposition de Valeur Unique)
• Détails sur les concurrents

Détails du public cible (si applicable)

• Personas de l'audience cible
• Démographie / géographies de l'audience cible
• Données sur la valeur client

Budget

• Fourchette du budget du projet
• Fourchette de l'abonnement mensuel (si applicable)

Comment construire et automatiser un formulaire de demande de projet

À mesure que les clients remplissent vos formulaires de prise en charge de projet, vous verrez probablement des avantages à automatiser le traitement de ces données. En fait, la plupart des agences numériques automatisent la collecte de données afin de gagner du temps. Les exemples en bas de cet article provenant d'agences numériques mettent tous en évidence l'aspect automatisation de cette collecte de données et comment ils l'ont réalisée.

Lorsqu'il s'agit de créer votre premier formulaire de soumission de projet, un endroit simple (et gratuit) pour commencer est Google Forms. Cela est dû au fait que les réponses sont automatiquement collectées dans Google Sheets, il n'est donc pas nécessaire de saisir les données manuellement.

Cependant, lorsqu'il s'agit de commencer réellement des projets clients, généralement vous utiliseriez une sorte d'outil de gestion de projet pour mettre en place le projet global, assigner des tâches, suivre les dates et surveiller les progrès.

Comme avec Google Forms, une manière simple et gratuite de commencer est d'utiliser un tableau kanban comme celui proposé sur Trello. Ainsi, lorsqu'une personne soumet le formulaire, les données sont créées sous forme de nouvelle carte dans un tableau Trello. Cette automatisation est réalisée en utilisant Zapier comme intermédiaire entre Google Forms et Trello :

Mais si vous avez besoin de plus d'échelle et que vous avez dépassé Trello, vous devrez vous tourner vers un outil de gestion de projet dédié (comme Asana montré ci-dessous). L'avantage de ces types d'outils est qu'ils sont complets et incluent des choses comme des constructeurs de formulaires intégrés qui vous permettent de créer un formulaire de questionnaire simple. Les données du formulaire sont ensuite automatiquement poussées directement dans l'outil de gestion de projet lorsqu'elles sont soumises.

Il pourrait toujours y avoir un besoin pour Zapier. D'autres agences numériques utilisent des outils d'automatisation des données comme Zapier pour récupérer les données de formulaires soumis à partir de constructeurs de formulaires personnalisés et les intégrer également dans des outils de gestion de projets. Quoi qu'il en soit, le résultat est le même. Atteindre l'automatisation vous aidera à économiser du temps en général.

Téléchargez le modèle de formulaire de demande de projet au format Word DOCX

Téléchargez le modèle Word et utilisez-le comme base pour votre propre formulaire de prise en charge de projet d'agence :

Exemples de formulaires de prise en charge de projets d'agence numérique

Nous avons parlé à quelques agences de marketing numérique à propos de leurs formulaires de prise de projet, de la manière dont ils les utilisent et de la façon dont les formulaires apportent de la valeur à la fois au client et à l'agence :

Prenez les escaliers

Take the Stairs est une agence de marketing numérique et de génération de leads basée à Nashville, TN. Ils sont spécialisés dans la réalisation de campagnes de génération de leads pour les dentistes et les entreprises de spa médical.

Adam Carbonneau est le Fondateur et Directeur Général de Take the Stairs. Adam dit que leurs formulaires de prise de projet sont une condition préalable pour chaque campagne de génération de leads qu'ils exécutent pour leurs clients.

Ces formulaires permettent à l'agence de recueillir une grande quantité de critères de vente de la part du client et de s'assurer qu'ils ciblent précisément les prospects idéaux du client. Techniquement, le formulaire est construit avec Gravity Forms et utilise Zapier pour transférer les données dans ClickUp que l'agence utilise pour gérer son pipeline de projets.

Un exemple de formulaire de prise en charge de projet Take the Stairs

Adam dit que l'idée d'utiliser un formulaire de prise de projet vient du modèle de vente ABM (Account Based Marketing).

"Nos campagnes de génération de leads utilisent la puissance de la base de données de LinkedIn Sales Navigator. Nous extrayons les données de prospects en fonction des critères de vente de nos clients pour découvrir 400 à 1500 de leurs prospects les plus qualifiés."

L'agence prépare ensuite les listes et réalise des activités d'enrichissement de données avant d'utiliser les Audiences Ciblées de LinkedIn pour gagner en notoriété de marque avant de lancer une campagne de prospection à froid qui vise à enseigner quelque chose de nouveau à leurs prospects idéaux sur leur industrie - au lieu d'être très axée sur la vente.

Une fois que les prospects s'intéressent aux services de l'agence, le formulaire de prise de projet est utilisé pour comprendre les détails de ce que le client souhaite réaliser :

"Au lieu d'avoir une réunion de 3 heures, nous permettons à nos clients de remplir notre formulaire de critères de vente à leur convenance. Lors de la soumission du formulaire, des tickets internes sont automatiquement créés au sein de notre outil de gestion de projet et notre Chef de Projet est alerté que le client est prêt à commencer."

Creative Click Media

Creative Click Media est une agence de marketing numérique à service complet dans le New Jersey, axée sur le marketing créatif, la conception et le développement de sites web.

Adam Binder est le Fondateur de l'agence et nous a dit qu'ils ont récemment lancé un nouveau formulaire de prise de projet en ligne spécifiquement pour les projets SEO.

Le formulaire est divisé en sept catégories qui couvrent les détails du client, l'entreprise, l'audience, les clients, les concurrents et les objectifs.

"L'objectif de ce formulaire de prise de contact est double : obtenir des informations sur l'entreprise, et comprendre les objectifs et les attentes du client pour sa campagne."

Adam dit que le formulaire est également un moyen de mettre l'agence sur la bonne voie dès le premier jour. Avoir les informations à portée de main permet à son équipe de mener des recherches préliminaires, ce qui conduit à un appel de lancement initial plus productif et opérationnel. En prenant une longueur d'avance sur la compréhension de l'entreprise et des objectifs du client, Creative Click Media peut élaborer une stratégie de marketing numérique plus ciblée et efficace dès le départ.

Formulaire d'intégration de projet SEO de Creative Click Media

Un aspect unique du formulaire de prise de projet de Creative Click Media est leur ton de voix. Adam dit que pour le client, répondre à autant de questions importantes en une seule fois peut être intimidant et accablant. Pour équilibrer cela, ils ont rendu leur formulaire vivement coloré avec des GIFs populaires insérés entre les sections.

Cela aide à apporter un peu d'humour et d'intrigue à une tâche par ailleurs monotone, tout en mettant en avant le côté amusant de leur culture d'entreprise.

Stratosphère

Stratosphere, basée à Irvine, en Californie, est une agence de marketing numérique spécialisée pour les clients dans le secteur de l'Assurance.

Casey Preston est le Fondateur & CRO de l'agence et utilise des formulaires de prise en charge de projet pour offrir une meilleure expérience d'intégration à leurs clients et rationaliser leur flux de travail. Ils en retirent également d'autres avantages.

Casey dit que le formulaire sert de tremplin pour sélectionner le bon projet. Ils envoient le formulaire aux clients à l'étape de pré-collaboration, dans l'espoir de trouver un groupe commun sur lequel se mettre d'accord.

Télécharger le formulaire de prise en charge de projet de Stratosphere

Lorsque le client soumet ce formulaire, les données sont intégrées dans l'outil de gestion de projet propriétaire de l'agence et utilisées comme base pour établir les étapes du cycle de vie du projet. Casey dit que le formulaire de prise en charge a évolué au fil des ans, passant d'un formulaire d'informations client basique à un document plus détaillé centré sur le projet.

Pour l'équipe chez Stratosphere, ces formulaires fournissent bien plus que de simples efficacités de flux de travail, mais aident réellement à construire une intelligence sectorielle. Les données capturées leur donnent également des tendances concernant les fourchettes budgétaires, les segments de marché cibles, les UVPs (Propositions de Valeur Uniques) et les paysages concurrentiels. Cela est d'autant plus important que l'agence opère dans un seul créneau : l'Assurance.

"Alors que nous continuons à étendre notre couverture des segments de l'industrie et à ajouter plus de services de marketing numérique à nos ailes, nous apporterons d'autres modifications à notre formulaire de prise de projet, selon les besoins, pour atteindre les objectifs de notre agence"

Venture Kite

Non seulement les formulaires de demande de projet sont populaires pour les agences, mais aussi pour les entreprises qui exploitent des sous-marques. Venture Kite est une telle entreprise avec un portefeuille de différents sites web. Le groupe a des processus similaires à ceux d'une agence et utilise des formulaires de demande de projet en interne.

Nadav Harari est le responsable du SEO chez Venture Kite et gère des projets de marketing numérique à travers leur portefeuille. Nadav dit qu'ils ont un flux constant de nouveaux projets et de mises à jour qui sont déployés régulièrement.

"Nous avons intégré le formulaire de demande de projet d'Asana pour nous aider à gérer efficacement les demandes des propriétaires de produits et des différents départements."

Chaque propriétaire de produit au sein du groupe Venture Kite soumet une tâche en utilisant le formulaire et décrit le projet ainsi que la priorité, la date d'échéance et les pièces jointes.

Ces formulaires sont ensuite traités via le flux de travail centralisé d'Asana et divisés en tâches pertinentes avec des priorités de production gérées chaque semaine par le chef de projet et le directeur général de Venture Kite.

Prochaines étapes

N'oubliez pas de télécharger le modèle de formulaire de prise en charge de projet d'agence au format Microsoft Word DOCX. Il est entièrement modifiable, ce qui vous permet de personnaliser les questions et le format pour votre niche ou offre de service particulière. Faites-nous savoir comment ça se passe, nous serions ravis d'avoir de vos nouvelles sur Twitter @seoptimer.