Guide de gestion de projet SEO (avec modèle de plan gratuit)

Qu'est-ce que la gestion de projet SEO ?

Here at SEOptimer, nous travaillons avec plus de 2 000 agences numériques, donc nous comprenons les défis quotidiens auxquels elles sont confrontées. L'un des défis les plus courants est de savoir comment gérer efficacement plusieurs projets SEO. Nous avons demandé à quelques agences numériques qui sont des leaders dans l'industrie du SEO de nous éclairer sur ce sujet et de partager leur savoir-faire et leur expertise sur la façon dont elles organisent les projets SEO en interne.

Nous sommes reconnaissants pour les contributions à cet article de la part des experts SEO suivants :

• Tyson Hinz, COO chez WebMarketers
• Laurel Miltner, Directrice de la Stratégie Digitale chez Orbit Media Studios
• John Lincoln, PDG chez Ignite Visibility

La gestion d'un projet SEO implique de jongler avec de nombreuses composantes. Pour les agences, cette tâche est rendue d'autant plus difficile car cela se fait pour plusieurs clients à différents stades et niveaux de complexité. Plus il y a de projets clients, plus il y a de personnes impliquées. Les choses peuvent devenir désorganisées très rapidement. C'est pourquoi vous avez besoin d'un cadre et d'un processus de gestion de projet SEO solides et systématisés.

Tout projet SEO donné peut contenir jusqu'à 8 (!) éléments mobiles ou bien plus :

1. 1. 1. Audit SEO on-page du site
      2. Résolution des problèmes SEO on-page (par ex. vitesse du site, liens brisés, etc)
      3. Recherche de mots-clés
      4. Prospection continue pour la création de liens
      5. Analyse des backlinks
      6. Production de contenu
      7. Relations avec les blogueurs/relations publiques
      8. Optimisation du contenu existant

Un système bien documenté facilitera la mise à l'échelle (ajout de plus de clients, de plus de projets) et sera suffisamment robuste pour que vous puissiez intégrer de nouveaux membres de l'équipe ou échanger facilement des membres de l'équipe sans un lourd fardeau de formation ou besoin de perfectionnement.

Certaines options pour documenter votre processus de gestion de projet SEO incluent :

• Wiki interne / intranet
• Document simple MS Word ou Google Docs
• Pages de processus au sein des outils de gestion de projet SEO

Bien que les outils puissent vous aider à rationaliser et à gérer tous vos projets de SEO, vous devez toujours commencer par une base solide de processus et un système bien documenté pour l'intégration, la gestion et la maintenance des projets SEO dans votre agence.

Pourquoi la gestion de projet SEO est-elle importante ?

Les principes derrière la gestion de projet SEO efficace sont les mêmes que pour la gestion de projet générale :

1. 1. 1. Utilisez une structure de projet formelle
      2. Définissez le périmètre, l'objectif et les buts du projet
      3. Établissez les rôles, responsabilités et attentes
      4. Identifiez les risques et obstacles
      5. Maintenez une communication continue
      6. Mesurez les progrès

'Communication' est énumérée séparément dans le principe n°5 mais c'est aussi l'ingrédient essentiel dans tous les principes. C'est la colle qui maintient votre projet sur les rails et garantit que rien ne passe à travers les mailles du filet. Les outils de gestion de projet SEO peuvent aider à systématiser la communication de vos tâches mais vous avez également besoin de processus pour la manière dont vous tenez les clients informés et communiquez un sentiment de progrès hebdomadaire / mensuel vers les objectifs.

Structuration et gestion de votre équipe SEO

Il existe plusieurs façons de structurer votre équipe pour une gestion efficace des projets SEO. À mesure que vous prenez en charge plus de projets clients, les flux de travail deviennent plus compliqués car les éléments mobiles mentionnés ci-dessus deviennent tridimensionnels et se multiplient pour chaque projet. À mesure que vous grandissez, les tâches de projet peuvent être oubliées ou les délais peuvent être manqués. C'est là que la visibilité du projet est essentielle pour garantir que tout le monde dans l'équipe puisse voir chaque projet et toutes les tâches individuelles.

John Lincoln, PDG de l'agence numérique basée à San Diego Ignite Visibility croit que garder une équipe efficace et dynamique est la meilleure stratégie.

"Lorsqu'il s'agit de la structure d'une équipe SEO, avoir trop de personnes dans la cuisine pose problème. Plus il y a de personnes impliquées – surtout si elles sont inexpérimentées – plus il devient difficile de faire avancer les choses."

La taille et la structure de votre équipe doivent refléter l'expertise dont vous avez besoin pour le nombre de projets que vous avez. Pour la plupart des agences, leur premier recrutement SEO sera probablement un Directeur SEO ou un Responsable SEO. Cette personne sera chargée de 'diriger' les projets SEO et de définir les processus et méthodologies de l'agence. Il va sans dire que ce recrutement est d'une importance cruciale car il établit la norme pour la manière dont le travail SEO est effectué.

À mesure que l'équipe s'agrandit, c'est généralement ce Directeur SEO qui est influent dans la prise de décision des prochaines embauches. Alors, comment vous assurer d'embaucher le meilleur Directeur SEO possible ? Assez drôlement, Google lui-même a un point de vue sur cela :

Ils recommandent le processus en 3 étapes suivant :

1. L'entretien

Lors de l'entretien, écoutez attentivement la manière dont le candidat parle de la façon dont il s'acquitterait du rôle, c'est-à-dire : sont-ils excessivement fixés sur les classements ou ont-ils une approche plus holistique et parlent-ils de la manière dont le SEO aide à atteindre les objectifs commerciaux globaux des clients ? Google recommande d'embaucher des professionnels du SEO qui ont prouvé qu'ils peuvent relier les activités et les résultats du SEO à une valeur commerciale tangible.

2. La vérification des références

Comme pour tout processus d'embauche, la vérification des références est obligatoire. Mais Google suggère qu'après avoir couvert les bases, essayez de comprendre comment le candidat a précédemment guidé son entourage (c'est-à-dire : équipe, pairs, clients). Leurs résultats en SEO étaient-ils durables ? Quel était l'équilibre entre leurs solutions à court terme et leur stratégie à long terme ? Comment ont-ils réussi à éduquer/prôner pour que le SEO devienne une partie intégrante des entreprises de leurs clients' ?

3. L'audit technique

Aucun processus d'embauche SEO ne serait complet sans demander au candidat de soumettre un audit SEO. C'est à votre tour de 'jouer le client' et d'expérimenter comment le candidat évalue un site web et comment ils communiquent les éventuels problèmes, les conseils pour l'optimisation et les domaines d'opportunité. Avec les chaussures du client, demandez-leur quel investissement (temps, argent, ressource) est nécessaire pour améliorer la performance et évaluez la manière dont ils structurent leur réponse et relient chaque élément de travail à la valeur commerciale. Pour évaluer leur audit technique, consultez notreListe de vérification de l'audit de site Web comme point de référence initial.

Définir votre processus de gestion de projet SEO

J'ai parlé avec Tyson Hinz, COO chez l'agence numérique canadienne WebMarketers, qui gère plusieurs projets SEO en cours pour des clients à tous les niveaux de maturité numérique.

« La clé pour gérer avec succès plusieurs projets à la fois est d'avoir une méthodologie solide comme le roc et des systèmes de gestion du travail bien mis en œuvre. »

Tyson a expliqué la méthodologie de WebMarketers pour gérer plusieurs projets SEO. L'agence utilise un processus en quatre étapes :

1. 1. 1. Recherche/Plan - Durant la phase de recherche, ils se plongent profondément dans l'analyse et auditent le site web des clients. En utilisant une variété d'outils, nous examinons le contenu, la structure et la performance du site web ainsi que le paysage concurrentiel. Ils identifient les meilleures opportunités compte tenu des budgets et des objectifs commerciaux du client et décomposent ces opportunités en tâches qui sont mises dans Workzone, leur logiciel de gestion de projet. Ils ont constaté que planifier trois mois de tâches SEO à la fois est le mieux car cela leur permet de planifier des stratégies à plus long terme plus efficacement tout en leur donnant la flexibilité de changer de cap si nécessaire.
      2. Exécuter - Dans la deuxième étape, ils réalisent les tâches prévues. Grâce à leurs recherches approfondies et à leur planification, l'équipe SEO de WebMarketers a toujours une vision claire de ce qui doit être fait à chaque jour donné. Que ce soit rédiger des articles de blog, améliorer la structure des en-têtes, mettre en œuvre des données structurées ou améliorer la vitesse de la page, leur équipe SEO dispose du temps nécessaire pour bien faire les choses.
      3. Analyser - Dans la phase d'analyse, ils évaluent le travail accompli et l'impact qu'il a eu sur les sites web de leurs clients. À ce stade, ils se posent des questions telles que « le billet de blog a-t-il généré le trafic prévu ? », « quelle a été l'efficacité des nouvelles méta-descriptions pour améliorer le CTR ? », ou « dans quelle mesure ont-ils réussi à réduire le temps de chargement après avoir minifié le CSS et le Javascript ». Cette étape d'analyse est cruciale, car sans elle l'argent du client pourrait être gaspillé si vous continuez simplement à avancer avec les tâches sans vérifier l'impact.
      4. Ajuster - Une fois qu'ils ont analysé la performance du plan SEO, ils sont capables de faire des ajustements si nécessaire afin d'améliorer les résultats ainsi que les processus globaux. Les ajustements sont faits pour diverses raisons - si quelque chose fonctionne mieux que prévu, ils pourraient l'intensifier et/ou le reproduire lorsque c'est possible.

Si ces étapes vous semblent familières, c'est parce qu'elles sont basées sur le PDCA, ou la Roue de Deming. Bien qu'elle ait vu le jour dans le domaine de la fabrication, la méthode de gestion en quatre étapes est tout aussi efficace pour le marketing et constitue un moyen d'améliorer continuellement les processus et d'obtenir de meilleurs résultats.

L'amélioration continue est quelque chose que chaque agence de marketing devrait rechercher. Non seulement parce que cela améliore les résultats pour les clients, mais aussi parce que cela permet aux agences de peaufiner leurs processus, d'éliminer le temps perdu et de fonctionner de manière plus rentable.

L'équipe de WebMarketers dans leur bureau d'Ottawa

Rassembler le tout avec les outils de gestion de projet

Alors que la recherche, l'exécution, l'analyse et l'ajustement sont d'excellents moyens de garantir une amélioration continue ; à eux seuls, ce n'est pas suffisant. Une réalité difficile à gérer pour de nombreuses agences est qu'il y a un nombre limité d'heures dans une semaine, ainsi qu'un nombre limité de mains à l'œuvre pour faire le travail et l'analyse nécessaires pour prendre la théorie et la mettre en pratique. L'équipe de Tyson s'appuie sur un outil de gestion de flux de travail pour tout garder organisé en un seul endroit.

"Nous utilisons Workzone pour nous assurer que les tâches sont non seulement planifiées et attribuées à la bonne personne, mais aussi que la charge de travail est répartie et programmée pour être terminée avant les dates de facturation de nos clients."

Avec ce logiciel, les gestionnaires peuvent visualiser les charges de travail quotidiennes des employés, identifier les problèmes potentiels avant qu'ils ne surviennent et s'assurer que tous les projets SEO sont sur la bonne voie - peu importe leur nombre.

Équipe d'Orbit Media Studios

Laurel Miltner est la Directrice de la Stratégie Digitale chez l'agence numérique basée à Chicago, Orbit Media Studios et elle s'appuie également fortement sur des processus et des outils pour gérer la charge de travail des projets SEO de l'agence.

« Le processus et la documentation sont devenus des éléments cruciaux pour la gestion réussie de projets SEO chez Orbit. Il est important pour nous d'aider les clients à suivre les améliorations des performances SEO à la fois à un niveau macro (sur l'ensemble du site) et micro (page par page et sujets clés). »

Contrairement à la plupart des projets web traditionnels qui commencent et se terminent ou ont des dates définies, la plupart des projets SEO sont continus. Certes, il y a des tâches ponctuelles au début d'un projet, mais des activités mensuelles telles que la création de contenu, le rayonnement et la construction de liens sont des éléments courants de 'rétention'.

« Les cadres de reporting doivent faire partie du processus, ainsi que la documentation de ce qui a été fait et quand. Nous commençons chaque programme et projet en demandant 'Qu'essayons-nous d'accomplir, et comment allons-nous le suivre ?' »

Orbit Media Studios relie les tâches SEO aux résultats du projet

Les outils de gestion de projet SEO devraient vous aider à communiquer les progrès aussi bien en interne avec votre équipe qu'en externe avec vos clients. Comme le mentionne Laurel, ce niveau de rapport au client aide à communiquer la valeur que votre agence apporte à l'entreprise du client.

Problèmes courants et comment les surmonter

Aucun processus documenté

Non seulement cela rend chaque projet inefficace et incohérent, mais l'absence de processus documenté signifie que vous devez réinventer la roue à chaque fois et que votre flux de travail dépend des connaissances coincées dans la tête des gens - peut-être même la vôtre ! La solution : "open-sourcer" vos connaissances au sein de votre agence rend tout ce que vous faites évolutif. Une fois les processus documentés, vous pouvez intégrer plus de personnes pour apprendre et exécuter selon votre processus. C'est la seule façon de croître efficacement au fur et à mesure que vous intégrez plus de projets clients SEO.

La dérive du périmètre et les révisions sans fin

Les processus de gestion de projet SEO peuvent vous aider à organiser le travail en interne, mais ils présentent également un grand avantage pour structurer le projet et définir clairement les attentes avec votre client. Le glissement de périmètre est un problème très courant auquel les agences sont confrontées et peut finir par coûter des milliers au fil du temps. La solution : mettre en place des attentes claires pour chaque étape du projet et définir les révisions et les heures si vous facturez en fonction des étapes/livrables.

Manque de communication

L'importance d'une communication claire et constante ne saurait être trop soulignée. Sans une bonne communication, l'efficacité se détériore, ce qui affecte les délais, les budgets, la qualité et peut être préjudiciable à la relation agence-client. La solution : certains chefs de projet disent qu'il n'y a pas de chose telle que la sur-communication. Utiliser un outil de workflow de gestion de projet ci-dessous aidera à automatiser et coordonner une grande partie de la communication au sein d'une équipe afin que tout le monde puisse voir sur quoi les autres travaillent et comment toutes les parties en mouvement sont liées et progressent.

Outils populaires pour la gestion de projets SEO

Trello

Trello a popularisé le « tableau kanban » où les tâches sont représentées sur des cartes. Ces cartes sont ensuite organisées en colonnes sur un tableau. Les colonnes représentent généralement les étapes du projet (de gauche à droite) mais elles peuvent être configurées de la manière que vous souhaitez.

Dans l'exemple des étapes de projet, une carte entre dans la première colonne à gauche et se fraye un chemin vers le côté droit du tableau jusqu'à ce qu'elle soit complète.

Les cartes peuvent avoir un éventail d'attributs différents incluant les propriétaires, les priorités, les catégories, les échéances, etc. Vous pouvez joindre des médias et tout type de fichiers aux cartes pour tout garder ensemble.

Trello est devenu populaire grâce à sa simplicité et sa flexibilité. À tel point qu'un véritable écosystème d'applications complémentaires a émergé pour soutenir les utilisateurs de Trello. Par exemple, Blue Cat Reports fournit des rapports et des analyses faciles pour Trello afin que vous puissiez comprendre comment les cartes (alias tâches) se comportent tout au long de votre flux de travail.

Asana

Asana est l'un des outils de gestion de projet les plus populaires et complets utilisés par les agences numériques. Le point de prix bas d'Asana leur a permis de réussir à capturer une part décente du marché de la gestion de projet SEO. Comme Trello, Asana propose également une vue kanban (ou 'mise en page du tableau' comme ils l'appellent) mais vous permet aussi de visualiser vos tâches de plusieurs autres manières, y compris la traditionnelle Gantt (ou 'vue chronologique') :

Vue en liste :

et vue Calendrier :

Workzone

Comme Asana, Workzone est une suite complète de gestion de projet avec beaucoup des mêmes fonctionnalités cependant son focus est sur l'adoption à l'échelle de l'équipe.

C'est idéal pour les grandes agences avec beaucoup de personnel qui ont besoin de collaborer ensemble. Dans cette situation, plus Workzone devient le centre de toutes les communications et tâches, plus la visibilité des projets et l'efficacité de l'ensemble de l'agence augmentent.

Linkio

Linkio est spécialisé dans les logiciels de gestion de vos campagnes de backlinks avec des fonctionnalités très utiles pour la prospection de liens et la sensibilisation des blogueurs.

Feuille de calcul

Quand tout le reste échoue, il y a toujours Excel ou Google Sheets (au fait, voici une astuce sympa : tapez "sheet.new" dans la barre d'adresse de Chrome pour créer instantanément une nouvelle feuille Google). Les tableurs sont une méthode éprouvée et vraie pour la gestion de tâches simples et le suivi de l'état d'avancement. Malgré les outils avancés mentionnés ci-dessus, les tableurs sont probablement encore la méthode la plus populaire pour la gestion de projets SEO. Ils sont simples, familiers et intrinsèquement personnalisables.

Si vous débutez dans la gestion de projet SEO, téléchargez notre modèle Excel gratuit ci-dessous :

Prochaines étapes

Nous avons couvert les fondamentaux de la gestion de projet SEO dans cet article et fait référence à trois experts en SEO de grandes agences numériques du secteur. Maintenant, c'est à votre tour de mettre la théorie en pratique. Si vous ne retenez qu'une seule chose de ces experts, c'est l'importance de la communication. Chaque processus et méthodologie qu'ils ont mis en place dans leurs projets SEO repose sur la communication, tant en interne qu'en externe. Les outils de workflow aideront certainement à permettre cette communication.

Vous avez également besoin d'une documentation solide pour décrire comment vous procédez et les étapes suivies pour chaque tâche. Cela vous aide à élargir vos services lorsque vous intégrez de nouveaux clients. Vous devez éliminer les dépendances envers les personnes et les ressources. Si vous ne faites pas cela, vous rencontrerez des goulots d'étranglement dans votre flux de travail et commencerez à perdre en efficacité dans votre travail.

Mais tout ce qui précède est sans importance si vous n'avez pas de praticiens compétents dans votre équipe. L'actif le plus précieux de votre agence, ce sont vos collaborateurs. Embaucher les meilleurs dès le premier jour vous aidera à vous préparer pour le succès !

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