‘Ajans’ teriminin tarihi, Volney B. Palmer ABD'de ilk ajansı açtığı 19. yüzyıla kadar izlenebilir.
İşine 'ajan' olarak atıfta bulundu ve temelde bir medya ajansı olarak faaliyet gösterdi, toplu halde baskı reklam alanı satın alıp bunu üstüne kar koyarak müşterilere sattı.
1960'ların Altın Çağı'ndan bu yana, pazarlama ajansları uzun bir yol kat etti.
Görsel kaynak: NCLAC
90'lardaki internet patlamasına, 2000'lerdeki mobil teknoloji patlamasına, 2020'deki pandemi tarafından yaratılan kesintilere ve şimdi de 2023'teki Yapay Zeka patlamasına uyum sağlayıp evrimleştiler.
Yan not: dijital ajansların iş süreçlerini optimize etmek için AI'yi nasıl kullandıklarına dair harika makalemizi inceleyin.
On yıllar boyunca tutarlı kalan bir şey, ajansların müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için ekiplerini belirli yapılar içinde organize etme ihtiyacıdır. Bir pazarlama ajansı yapısı, personelinizin ve ekiplerinizin organizasyonunuzda nasıl düzenlendiğine işaret eder.
SEOptimer'da, ajans müşterilerimizle sürekli konuşuyoruz ve farklı ajansların kendilerini çeşitli iş yapılarına nasıl organize ettikleri bizi büyüleyici buluyoruz.
Bu makale için, ekiplerinin mümkün olan en verimli şekilde çalışmasını sağlamak için uyguladıkları yapıları anlamak adına birkaç önde gelen dijital ajansı anketledik.
Kuruluşları içinde uyguladıkları pazarlama ajansı yapıları hakkında bilgi paylaşan aşağıdaki katkıda bulunanlara teşekkür etmek istiyoruz:
- Kyle Smendziuk @ WebMarketers, Kanada
- Andy Beohar @ SevenAtoms, Amerika Birleşik Devletleri
- Paul Mario Vratusha @ D Studio Consulting, Birleşik Krallık
- Daniel Samples @ Nurdit, Amerika Birleşik Devletleri
- Holly Rollins @ 10x Digital, Amerika Birleşik Devletleri
Genel olarak konuşmak gerekirse, çoğu işletme sahibi şirket yapılarıyla çok fazla ilgilenmez. Ancak ajans sahipleri için bu, işlerinin aslında çok önemli bir unsuru. Bunun nedeni, çoğu ajans sahibinin büyük bir teslimat hacmiyle uğraşıyor olması, bu yüzden genellikle çok fazla baskı ve stres altında olmalarıdır.
Ajans yapısını uygulayarak, ajans kurucuları işletmelerini mümkün olduğunca verimli bir şekilde çalışacak şekilde tasarlayabilir ve sonuç olarak, daha fazla para kazanmak için onları ölçeklendirebilirler.
Tipik Pazarlama Ajansı Yapıları
Geleneksel Pazarlama Ajansı Yapısı
Geleneksel pazarlama ajansı yapısı, zamanın sınavından geçmiş bir yaklaşımdır. Büyük reklam ajansları, bu modeli takımları yönetmelerine ve otoriteyi merkezileştirmelerine yardımcı olmak için kullanmıştır, böylece yukarıya doğru bir raporlama akışı oluşturmuşlardır.
Tüm uzmanlık alanları (SEO, sosyal medya pazarlaması, web tasarımı, vb.) ve iş operasyonları (muhasebe, insan kaynakları, vb.) kendi bireysel takımlarına gruplandırılmıştır.
Bu pazarlama ajansı yapısı, uzmanlık alanlarına göre farklı takımların oluşmasına yol açacak. Örneğin, SEO ekibi, bir SEO direktörü, kıdemli SEO, junior SEO vb. kişilerden oluşacak.
Aynı şekilde, sosyal medya ekibi sosyal medya pazarlama başkanı, kıdemli medya alıcısı, junior sosyal medya yöneticileri vb. kişilerden oluşacaktır.
Her takım veya bölüm, bir departman başkanı (örn. SEO direktörü) tarafından yönetilir ve bu başkan genel müdüre veya Baş Operasyon Sorumlusu (COO) gibi başka bir yöneticiye rapor verir.
Pod Pazarlama Ajansı Yapısı
Adından da anlaşılacağı gibi, pod pazarlama ajansı yapısı, organizasyonu proje bazında takımlara veya “pod”lara ayırır.
Bu, bir proje lideri veya stratejist ve ardından hizmetleri sunabilecek farklı uzmanlıklardan çeşitli bireylerden oluşan ekiplerin oluşmasına yol açar.
Bir pazarlama ajansındaki bu yapıyı kullanan bir pod, aşağıdaki üyelerden oluşabilir:
- Proje lideri veya hesap yöneticisi
- SEO Uzmanı
- PPC Uzmanı
- Sosyal medya pazarlama uzmanı
- Grafik tasarımcı
- Metin yazarı
Yani tüm restoran müşterilerinize hizmet veren bir "pod"unuz olacak, tüm e-ticaret müşterilerinize hizmet veren başka bir "pod"unuz olacak ve böyle devam edecek.
Pod pazarlama ajansı yapısında, proje müdürü genel müdüre, müşteri hizmetleri şefine vb. rapor verir.
Ayrıca, finans ve insan kaynakları gibi arka ofis operasyonları kendi ilgili podlarına ayrılmıştır.
Matrix Pazarlama Ajansı Yapısı
Matris pazarlama ajansı yapısı neredeyse geleneksel yapıya benzer, ancak, pod pazarlama sistemiyle olduğu gibi, çapraz bölümlü takımların oluşturulmasına olanak tanır.
Aslında, matris pazarlama ajansı yapısını, geleneksel ve pod ajans yapıları arasında bir hibrit olarak düşünebilirsiniz.
Matrix pazarlama ajansı yapısında, takımlar departmanlara veya bölümlere göre gruplandırılır (SEO, PPC, e-posta pazarlama, vb.), ancak, bireysel projeler için bölümler arası takımlar oluşturma yeteneğine sahiptirler.
Hiçbir "herkese uyan tek bir kalıp" pazarlama ajansı yapısı yoktur.
Seçeceğiniz yapı sonunda ajansınızın büyüklüğüne ve sahip olduğunuz müşteri sayısına bağlı olacak, ancak bu konu hakkında daha sonra daha fazlasını konuşacağız.
Ayrıca, bir pazarlama ajansı yapısının kalıcı olmadığını unutmayın, her zaman işleri karıştırabilir ve ajansınız için en iyisini bulmak üzere yapınızı değiştirebilirsiniz.
Pazarlama Ajansı Yapısı vs Ajans Organizasyon Şeması
"agency org chart" terimini daha önce duymuş olabilirsiniz.
Ancak, pazarlama ajansınızın yapısı ile ajans organizasyon şeması arasındaki fark nedir?
Pekala, basitçe, ajans organizasyon şeması sadece pazarlama ajansı yapısının görsel bir temsilidir. Ajans organizasyon şeması, farklı ajans rollerini ve sorumluluklarını, aynı zamanda raporlama iş akışını gösterir.
Pazarlama Ajansı Yapınızı Düşünmek Neden Önemlidir?
En iyi pazarlama ajansı yapısını seçmek dikkatli bir değerlendirme gerektirir. Bununla birlikte, ajansınız için en iyi seçeneği düzgün bir şekilde düşünmeniz ve değerlendirmeniz gereken birkaç neden vardır:
Ölçeklendirme için Gerekli
Bir pazarlama ajansı yapısının uygulanmasının en önemli nedeni, genel verimliliği artırmasıdır.
Bir pazarlama ajansı yapısı, ajansınızın süreçlerini ve operasyonlarını düzenler. Ve sonuç olarak, işler daha hızlı ve daha verimli bir şekilde yapılır.
Verimli çalışabilen bir ajans, zaten işe yarayan şeyleri basitçe tekrarlayarak operasyonlarını ölçeklendirebilir.
Karışıklığı Giderir
Pazarlama ajansı yapısı açıkça tanımlandığında, tüm çalışanlar kimin rapor vereceğini ve rollerinin ve sorumluluklarının ne olduğunu tam olarak bileceklerdir.
Resim kaynağı: Runn
İlerlemeyi Takip Etme Kolaylaştırır
Dijital bir ajans içerisinde müşteri hizmetlerinden, hizmet sunumuna kadar birçok farklı süreç ve işlem gerçekleşmektedir.
Bir pazarlama ajansı yapısı, yöneticilerin ve proje liderlerinin gereksiz bilgilerle boğulmadan kendileri için önemli olan işler hakkında güncel kalmalarını kolaylaştırır.
Uzaktan Çalışma Dünyasında Pazarlama Ajansı Yapıları
Uzaktan çalışma işlerine olan talebin artması ve uzaktan ekiplerin sağladığı faydalar nedeniyle, neredeyse tüm pazarlama ajanslarının operasyonların verimli kalmasını sağlamak için uzaktan çalışma prosedürleri ve yapılarını uygulamak zorunda kaldılar.
Aslında, uzaktan çalışma burada kalıcı. Araştırmalar 2025 yılına kadar 36.2 milyon Amerikalının uzaktan çalışıyor olacağını gösteriyor. Bu, pandemi başlamadan önceki sayıya göre 16.8 milyonluk bir artış.
Uzaktan bir ekibi yönetmek kendi zorluklarına sahiptir. Ve sonuç olarak, uzaktan ajansınız için etkili bir pazarlama ajansı yapısı seçmek son derece önemlidir.
Ajans kurucularına ve yöneticilerine ajans yapılarını anlamak için aşağıdaki iki soruyu sorduk:
- Hangi pazarlama ajansı yapısını ajansınızda kullanıyorsunuz?
- Uzaktan bir ekip yönetirken işlerin yapılmasını nasıl sağlıyorsunuz?
Başarılı Ajanslar Bize İşe Yarayan Yapıları Hakkında Bilgi Veriyor
Kyle Smendziuk - WebMarketers
Kyle, hem ofis içinde hem de uzaktan çalışan çalışanlardan oluşan Kanada merkezli 40 kişilik dijital ajans WebMarketers'ın CEO'sudur.
Bir ajansı başarıyla ölçeklendirmenin, yeni satışların müşteri kaybıyla eşleşmesini ve büyüme engeline takılmayı önlemek için yüksek müşteri sadakati oranlarına odaklanmanız gerektiğini belirtiyor.
“Artık çok daha karmaşık bir dijital alanda, işletmeler pazarlama çabalarını yönetmek için çok disiplinli takımlara daha fazla güveniyorlar.
KPI'ları ölçekte tutmak, ajans sahiplerinin tüm müşteriler için kampanyaları ve ilişkileri yönetemeyecek bir sahip olarak deneyimli orta düzey yöneticilere yatırım yapmalarını gerektirir.”
Andy Beohar - SevenAtoms
"SevenAtoms ekibimiz, belirli uzmanlık alanlarına ve işlevlere göre yapılandırılmıştır.
Her üyenin, ekibin genel etkinliğine katkıda bulunan tamamlayıcı bir beceri seti vardır.
İş birliğini ve esnekliği önceliklendiriyoruz, bu yüzden daha az yönetim katmanına sahip düz bir yapı altında çalışıyoruz. Bu, birlikte daha verimli çalışmamızı ve değişen ihtiyaçlara ve önceliklere uyum sağlamamızı sağlar."
Uzaktan çalışma kültüründen en iyi şekilde yararlanmak için şirketler, kişisel deneyimi mümkün olduğunca yakından taklit eden sanal bir ofis ortamı yaratmalıdır.
Bu, iletişim için net beklentiler belirlemeyi ve daha hızlı yanıt süreleri için kanalları tanımlamayı içerir.
Örneğin, anlık mesajlaşma zaman hassasiyeti olan talepler için kullanılabilir, video aramaları toplantılar için ve Wrike veya Slack gibi araçlar proje yönetimi için kullanılabilir. Ayrıca, görevleri ve aktiviteleri açıklayan iyi tanımlanmış bir iş akışı oluşturmak, takım üyelerinin beklentileri ve son teslim tarihlerini anlamalarını sağlamak açısından hayati önem taşır.
Bu stratejileri uygulayarak, ajanslar dağıtılmış takımların faydalarını elde edebilirken, verimliliği koruyabilir ve uzaktan çalışanların başarısını sağlayabilirler.
Paul Mario Vratusha - D Studio Danışmanlık
"Ekibimiz beş gruba ayrılmış durumda, her birinin kendine özgü sorumlulukları var."
Paul, yönetim ekibinin işlerin iş tarafını denetlediğini ve her şeyin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağladığını belirtiyor. Müşterilerin en yüksek kalitede hizmet almasını sağlamak için diğer ekiplerle yakından çalışıyorlar.
Satış ekibi, gelen pazarlama stratejilerini kullanarak yeni müşteriler bulmaya adanmıştır. Potansiyel bir müşteri adayı belirlediklerinde, ihtiyaçlarını karşılayan özel bir teklif oluşturmak için hizmet uzmanlarımızla birlikte çalışırlar.
Bir satış yapıldığında, müşteriye ait reklam kanallarına, hizmetlere ve web sitelerine gerekli tüm erişimlerin sağlandığından emin olmak için müşteriye alıştırma ekibi devreye girer. Bu varlıklardan herhangi biri eksikse, müşteriye alıştırma ekibi müşteri için bunları oluşturacaktır.
"Hizmet uzmanlarımız kendi alanlarında oldukça uzmanlaşmışlardır ve hem hesap yöneticisi hem de hizmet sağlayıcı olarak görev yaparlar. Bir müşteri birden fazla hizmet sipariş ederse, ana hizmet uzmanımız görevleri, onları ele almak için iyi donanımlı olan uzmanlaşmış hizmet uzmanlarına devreder.
Ek destek gerektiren görevler, tasarım, kodlama, yazma vb. konularda yardım etmeye istekli ve nitelikli olan genç asistanlara devredilir.
Genel olarak, takım yapımızın faydaları risklerden daha ağır basmakta, bu da bize yüksek kaliteli hizmet sunmamızı sağlamaktadır."
Uzaktan bir ekibin verimliliğini ve etkinliğini gerçekten optimize etmek için, ajansların çok çeşitli araçlar ve stratejiler kullanması gerekir.
Düzenli olarak planlanan kontroller ve toplantılar, ilerlemenin tartışılması, sorunların tespit edilip ele alınması ve en önemlisi, herkesin aynı hedef doğrultusunda ilerlemesinin sağlanması için dinamik bir platform sunar.
Ayrıca, ajanslar, takım üyelerinin iş günü boyunca rahatlıkla iletişim kurmalarını sağlayan işbirlikçi bir çalışma ortamı oluştururken, son teslim tarihlerini sorunsuz bir şekilde takip etmek ve görevleri paylaştırmak için proje yönetim yazılımının gücünden faydalanmalıdır.
"D Studio Consulting'de, her bir proje için açıkça tanımlanmış beklentiler ve gerçekçi teslim tarihleri belirleyerek, ekibimizin üyelerinin hedeflerini tam anlamıyla gerçekleştirebilmeleri için gerekli kaynaklarla ve destekle donatılmasını sağlıyoruz."
Son olarak ama kesinlikle en önemlisi, güveni ve iletişimi, organizasyonunuzun etosunun ayrılmaz parçaları olarak önceliklendirin ve uzaktan çalışma bağlamında bile, ekibinizin her bir üyesiyle güçlü ilişkilerin temelini sağlamlaştırın.
Daniel Samples - Nurdit
"Amazon PPC ajansı olarak, verimliliği ve üretkenliği en üst düzeye çıkarmak için fonksiyonel ve bölümsel yapıların unsurlarını birleştiren hibrit bir yapı kullanıyoruz."
Email, telefon ve video konferans gibi çeşitli iletişim kanallarını kullanarak iletişim ve iş birliğine öncelik veriyoruz. Herkesin aynı sayfada olduğundan emin olmak ve herhangi bir sorun veya endişeyi hızlı bir şekilde ele almak için düzenli kontroller ve toplantılar hayati önem taşır.
Projelerimizi yönetmek ve iş akışımızı düzenlemek, şeffaflığı ve hesap verebilirliği korumak için Trello, Asana ve Monday.com gibi proje yönetim araçlarından faydalanıyoruz."
Daniel ayrıca, takım üyelerini mola vermeye, öz bakımı önceliklendirmeye ve iş dışı saatlerde işten kopmaya teşvik ederek sağlıklı bir iş-yaşam dengesi teşvik eder.
"Yenilikçi pazarlama ajansı yapımız ve etkili uzaktan ekip yönetimimiz, müşterilerimize olağanüstü hizmetler sunmamızı sağlar.
Belirli müşteri hesaplarına işlevsel gruplar atayarak, özelleştirilmiş hizmetler ve kişiselleştirilmiş dikkat sağlarız. Ekibimizin refahını önceliklendirerek, üretkenliği, yaratıcılığı ve memnuniyeti teşvik eden pozitif bir iş kültürü geliştirebiliyoruz."
Holly Rollins - 10x Digital
"10x Digital'de, fonksiyonel ve düz yapıların bir kombinasyonunu kullanıyoruz."
Fonksiyonel bir yapıda, ajans, SEO, PPC, PR ve sosyal medya gibi gerçekleştirdikleri işlevlere göre farklı departmanlara ayrılır. Her departmanın kendi uzmanlık alanlarında uzmanlaşmış kendi takım üyeleri vardır.
Bu yapı, her takımın bağımsız çalışabildiği ve gerektiğinde sanal olarak işbirliği yapabildiği uzaktan bir ortamda iyi işler.
Düz bir yapıda, az sayıda yönetim katmanı bulunur ve takım üyeleri yüksek derecede sorumluluğa sahiptir. Bu yapı, müşterilerin ihtiyaçlarına daha hızlı ve esnek bir şekilde yanıt verilmesini sağladığı için uzaktan çalışma ortamında iyi işler.
Her müşterinin aylık ücreti denetleyen, toplantılar ayarlayan, diğer takım üyeleri için görevler oluşturan ve üst yönetime rapor veren bir Proje Yöneticisi bulunmaktadır.
Holly ayrıca her müşteriyi gözden geçirmek ve durum güncellemeleri sağlamak için haftalık bir üretim toplantısı yaptıklarını da belirtiyor. 10x Digital'deki ekipler proje yönetim yazılımları olan Trello, Basecamp ve Workzone gibi araçları kullanarak projeleri organize edin ve farklı takım üyelerine görevler atayın.
Pazarlama Ajansınızı Nasıl Yapılandırmalısınız
Daha önce de bahsedildiği gibi, organizasyonunuz için en uygun pazarlama ajansı yapısını etkileyebilecek iki ana faktör vardır.
Sunulan Hizmetler
Dijital ajansınızda sunduğunuz hizmetler, ajans yapınız üzerinde en büyük etkiye sahip olacaktır.
Görsel kaynağı: Munro Agency
SEO konusunda uzmanlaşmış bir ajans, çok sayıda pazarlama hizmeti sunan büyük uluslararası bir ajansın yapısından oldukça farklı olacaktır.
Örneğin, ajansınız sadece yerel işletmeler için SEO gibi uzmanlaşmış hizmetler sunuyorsa, o zaman farklı projeler için farklı ekiplerin olduğu pod pazarlama ajansı yapısını uygulamak en iyisi olabilir.
Yani tüm tesisat müşterilerinize hizmet veren ayrı bir ekip, sağlık hizmeti müşterilerine hizmet veren başka bir ekip vb. olacak.
Bir ajans, SEO, sosyal medya, içerik pazarlaması vb. gibi birden fazla hizmet sunuyorsa, muhtemelen geleneksel pazarlama ajansı yapısını kullanacaktır. Uygulamada, tüm müşterileriniz için SEO yapan ayrı bir ekibiniz ve tüm müşterileriniz için sosyal medyayı yöneten ayrı bir ekibiniz olacak.
Ajansınızın Büyüklüğü
Agansınız ne kadar büyük olursa, yapınız o kadar karmaşık hale gelecektir.
Birkaç çalışan, serbest çalışan veya yükleniciden oluşan bir ajans, daha küçük bir ajansdan çok daha fazla raporlama ve yönetim denetimi gerektirecektir.
Bu nedenle, daha küçük ajanslar genellikle pod ajans yapısına bağlı kalırken, daha büyük ajanslar geleneksel veya matris yapısını kullanma eğilimindedir.
Sonuç
Pazarlama ajansı yapısını uygulamak, ajansınızın verimliliğini ve üretkenliğini artırmak istiyorsanız şarttır.
Eğer yapınızı açıkça tanımlamadıysanız veya kendi ajansınızı yeni kuruyorsanız, organizasyonunuzun benzersiz ihtiyaçlarına en uygun pazar ajans yapısını seçtiğinizden emin olun.
Ajansınız bu makalede bahsetmediğimiz bir pazarlama ajansı yapısını uyguladı mı? Eğer öyleyse, modelinizin ne olduğunu öğrenmek isteriz. Bize tweet atın @seoptimer.
